Fysieke bijlagen (Postvak In)
Fysieke bijlagen (Postvak In) is de plaats in Uniconta waar fysieke bijlagen kunnen worden geplaatst voordat ze aan een bijlage worden geniet.
De inbox is waar je de laatste hand legt aan de bonnen voordat je ze uploadt naar de boekhoudlade. Bijvoorbeeld door informatie aan de bon toe te voegen of door ze door de goedkeuringsprocedure te laten lopen voordat ze naar het boekhoudjournaal worden geüpload.
Fysieke bijlagen kunnen op verschillende manieren worden overgebracht naar de inbox, en deze manieren worden hier in dit artikel beschreven.
Je kunt meer lezen over de inbox zelf in dit artikel: https://www.uniconta.com/da/unipedia/fysiske-bilag-som-elektroniske-bilag/
Het bijlagevenster wordt nu geopend. Vul de verplichte velden in en selecteer Opslaan om de bijlage op te slaan in je Postvak IN.
Het is ook mogelijk om de bon direct over te zetten naar het boekhoudkundige concept. Selecteer hiervoor Opslaan & overbrengen naar concept.
Als je overboeking naar concept selecteert, verschijnt er een berichtvenster waarin je moet selecteren vanaf welk concept je de bon wilt boeken, de datum en of het bedrag debet of credit moet zijn.
Klik op OK wanneer de gewenste selecties zijn ingevuld.
De bijlage uit het bovenstaande voorbeeld wordt nu naar je inbox gemaild.
Uniconta sorteert inkomende e-mails. Als er een PDF-bestand in de e-mail staat, worden alle andere bestanden dan de PDF-bestanden verwijderd, zodat ze niet in de inbox verschijnen. Als er geen PDF-bestanden in de e-mail staan, worden alle bestanden op meerdere regels in de inbox weergegeven.
Opmerking! HTML-facturen kunnen worden verzonden en ontvangen in de inbox als het woord "usecontent" is geschreven of toegevoegd in het onderwerp van de e-mail.
Je kunt het veld "www" onder bedrijfsinformatie invullen met de website van het bedrijf. Dit kan het probleem verhelpen dat ze soms niet in de fysieke inbox terechtkomen.
Slepen via pictogram op de bovenste balk
Op de bovenste balk staat een pictogram waar je fysieke documenten naartoe kunt slepen. Sleep je factuur of document over het pictogram en laat het vallen.
Het bijlagevenster wordt nu geopend. Vul de verplichte velden in en selecteer Opslaan om de bijlage op te slaan in je Postvak IN.
Het is ook mogelijk om de bon direct over te zetten naar het boekhoudkundige concept. Selecteer hiervoor Opslaan & overbrengen naar concept.
Als je overboeking naar concept selecteert, verschijnt er een berichtvenster waarin je moet selecteren vanaf welk concept je de bon wilt boeken, de datum en of het bedrag debet of credit moet zijn.
Klik op OK wanneer de gewenste selecties zijn ingevuld.
E-mail naar inbox
E-mail naar inbox wordt meestal gebruikt als foto's van bonnen vanaf je mobiel naar Uniconta worden gemaild of als je de boekhouding voor anderen doet en je klant/opdrachtgever elektronische bonnen en bankafschriften als bijlage naar je mailt. In dezelfde e-mail kunnen veel bonnen worden bijgevoegd. Als je facturen via e-mail ontvangt, kun je de e-mail ook doorsturen naar de inbox van Uniconta. Dit is een handige workflow om de bonnen meteen te uploaden naar de inbox zodat ze klaar zijn om te posten. Als er maar één bon in de e-mail zit, kun je het factuurnummer en het bedrag in de e-mailtekst zetten en dan wordt het automatisch doorgestuurd naar de velden in de inbox. Om e-mails naar uw inbox te sturen, moet u het e-mailadres gebruiken dat Uniconta aan uw bedrijf heeft toegewezen. U kunt het e-mailadres voor uw accounts vinden onder Bedrijf/bedrijfsmap. Het e-mailadres moet worden ingevoerd in Aan/To of cc. Wanneer je elektronische vouchers naar je accounts e-mailt, kun je waarden over de voucher "Factuur", "Datum", "Bedrag" en "Verkoper" toevoegen in de e-mailtekst. Als je bijvoorbeeld schrijft: "Factuur <factuurnummer>", "Bedrag <bedrag>", worden de velden gevuld met de ingevoerde waarden. De informatie moet als volgt worden geschreven:- In Subject kan er geen tekst en cijfers in één woord staan
- We kunnen het woord betaling niet lezen
- Er mogen alleen spaties staan tussen woorden - bijvoorbeeld factuur - en bedragen
- Elk stukje informatie wordt meestal op een aparte regel geschreven.
De bijlage uit het bovenstaande voorbeeld wordt nu naar je inbox gemaild.
Uniconta sorteert inkomende e-mails. Als er een PDF-bestand in de e-mail staat, worden alle andere bestanden dan de PDF-bestanden verwijderd, zodat ze niet in de inbox verschijnen. Als er geen PDF-bestanden in de e-mail staan, worden alle bestanden op meerdere regels in de inbox weergegeven.
Opmerking! HTML-facturen kunnen worden verzonden en ontvangen in de inbox als het woord "usecontent" is geschreven of toegevoegd in het onderwerp van de e-mail.
Je kunt het veld "www" onder bedrijfsinformatie invullen met de website van het bedrijf. Dit kan het probleem verhelpen dat ze soms niet in de fysieke inbox terechtkomen.
Rechtstreeks slepen van Outlook naar je inbox
Je kunt ook een e-mail rechtstreeks vanuit Outlook naar je Postvak IN slepen. Als je de e-mail opent, kun je een bijlage naar de inbox slepen. De inbox verandert van kleur als je de muis met de bijlage over de inbox beweegt en dan laat je gewoon los en de bijlage wordt naar de inbox verplaatst. Merk op dat de e-mailtekst niet naar de inbox wordt verplaatst als je de tekst rechtstreeks naar de inbox sleept.Uploaden naar je inbox
Inbox uploads worden meestal gebruikt voor bulkuploads van veel bijlagen tegelijk als je de bijlagen op je pc hebt staan of op een server waartoe je toegang hebt. Je kunt veel bijlagen tegelijk aanwijzen en uploaden en ZIP-bestanden met bijlagen. ZIP-bestanden worden automatisch uitgepakt als het ZIP-bestand naar de inbox wordt gemaild. Je bent bijvoorbeeld boekhouder of accountant en je hebt de documenten van een periode, gescand in elektronisch formaat, ontvangen van je klant en je moet nu aan de slag met de BTW of de jaarafsluiting. Alles kan door de klant worden gescand en geüpload. Bijvoorbeeld ook bankafschriften voor reconciliatiedoeleinden.- Selecteer Financiën/Fysieke documenten (Postvak In) en de knop Toevoegen
- Klik op Bladeren om het bestand of de bestanden te selecteren als u meerdere bestanden tegelijk wilt uploaden naar uw Postvak IN:
- Wijs de bestanden aan om te uploaden. Klik op Openen.
- Via het vinkje "Split pdf into multiple pdf's" is het mogelijk om het bestand op te splitsen in meerdere pdf's. (De knop was voorheen 'Split pdf into multiple pdf's'). Wanneer je een stapel bijlagen inscant, worden deze meestal ingescand als één pdf-bestand. Als je deze functie inschakelt, wordt elke pagina van het PDF-document als een aparte PDF geladen. Je hebt ook de optie om het PDF-bestand te splitsen nadat het is geladen in "Fysieke bijlagen (Postvak IN)" door het bestand te selecteren en op de knop "PDF splitsen in meerdere PDF's" te klikken.
- Als u "Alleen het pad naar het bestand opslaan" selecteert, wordt het bestand niet geüpload naar Uniconta. Alleen de verwijzing wordt opgeslagen. Het bestand kan op een schijf worden geplaatst waar iedereen in het bedrijf toegang toe heeft. Andere kunnen privé worden opgeslagen en kunnen niet door anderen worden gelezen.
- Vul eventuele opmerkingen in en sla op. Merk op dat alle bonnen/regels dezelfde omschrijving zullen hebben, wat misschien niet gepast is als er bonnen zijn van verschillende crediteuren, documentdatums en verschillende bedragen. Maar - achteraf kunt u deze informatie eenvoudig toevoegen in het bonnenoverzicht, de informatie wordt automatisch overgezet naar het boekhoudjournaal.
- U kunt dan verder werken in Uniconta terwijl de documenten op de achtergrond worden geüpload zonder dat uw werk wordt vertraagd. Kort daarna staan de bijlagen in de Fysieke Bijlagen (Inbox), waar u snel en eenvoudig informatie kunt toevoegen en ze aan het boekhoudontwerp kunt hechten.
- Een fysieke bijlage kan uit de inbox worden verwijderd met de knop "verwijderen". In sommige gevallen is dit echter niet mogelijk als een bijlage is gebruikt en de bijlage vervolgens weer wordt verwijderd. Selecteer de knop "verwijderen uit Postvak IN".
Uploaden tijdens het boeken of bankafstemmen
Je kunt elektronische bonnen uploaden en direct toevoegen aan een regel in het boekhoudjournaal of de bankafstemming vanaf je pc of een server waartoe je toegang hebt. Als je rechtstreeks uploadt naar een regel in het boekhoudontwerp, wordt de bijlage overgebracht naar de inbox en gekoppeld aan de bijlage in het ontwerp in dezelfde workflow. De goedkeuringsprocedure wordt omzeild. Het is alleen de moeite waard om op deze manier te uploaden als je individuele bijlagen mist in de inbox. Als je meerdere elektronische bijlagen hebt die aan meerdere regels in het concept moeten worden gekoppeld, is het eenvoudiger om het Postvak IN te gebruiken, dat een beter overzicht biedt van de inhoud van de bijlage en welke bijlagen zijn gekoppeld en welke nog niet. Je kunt er ook voor kiezen om de knop Fysieke bijlagen koppelen aan conceptregels te gebruiken in het overzicht Boekhoudkundige concepten, waar je de fysieke bijlagen kunt koppelen aan de regels in het concept. Lees verderop in dit artikel meer over deze optie.Uploaden via het boekhoudjournaal
Als de bijlage niet is geüpload naar de inbox, kun je deze rechtstreeks uploaden vanuit een map op je computer of een schijf waartoe je toegang hebt. Na het posten wordt de lijst met bijgevoegde fysieke bijlagen automatisch bijgewerkt.- Open het boekhoudjournaal en maak een nieuwe regel aan.
- Klik op het pictogram Fysieke bijlage in het lint in het concept en selecteer Bestand importeren:
- Klik op Bladeren om het te uploaden bestand aan te wijzen:
- Zodra het bestand is geselecteerd: Vul eventuele extra informatie in voor gebruik op de boekingsregel en klik op Opslaan. De bijlage(n) worden nu aan de huidige regel gekoppeld en er wordt automatisch een vinkje geplaatst in het veld Fysieke bijlage op de regel. Wanneer de regel wordt geboekt, wordt het overzicht Fysieke bon automatisch bijgewerkt met het geüploade bestand.
- Als het ontwerp is geboekt, verdwijnt de fysieke bon uit de inbox en kan deze nu worden gevonden door de geboekte boeking te zoeken en te klikken op "fysieke bon tonen". Ervan uitgaande dat het een aankoop is, kan de bon worden gevonden in de rekening voor kosten, voorbelasting, contant indien contant betaald of in de leveranciersrekening indien gekocht van een leverancier.