Documenten en notities toevoegen

Volgen

Notities bijvoegen

Notities worden toegevoegd aan bijvoorbeeld een artikel, debiteur of crediteur met de knop Bijlagen/Notitie of met de sneltoets Alt+N. Selecteer de knop Notitie toevoegen en typ de gewenste notitie in het veld Notities en selecteer desgewenst een notitiegroep. De overige velden worden automatisch ingevuld wanneer je de knop Opslaan selecteert. Versie-91Het is mogelijk om het datumveld te wijzigen.

E-mail archivering

Versie-92Het is mogelijk om een e-mail te laden vanuit de Outlook-inbox of vanuit verzonden e-mail. Je zoekt naar e-mails in de inbox of in verzonden e-mails op datum. Selecteer de e-mail en klik op "Importeren".  

Een notitie verwijderen

  • Selecteer de knop Bijlagen/Notitie
  • Selecteer de notitie die u wilt verwijderen en selecteer de knop Verwijderen

Documenten over debiteuren, crediteuren en goederen

Documenten worden toegevoegd met de knop Bijlagen/document of de sneltoets Ctrl+M. Wanneer u een document of een fysieke bijlage bijvoegt, wordt dit document geladen en opgeslagen op de Uniconta-server. Bekijk een korte VIDEO over debiteurendocumentbeheer in Uniconta. Selecteer de knop Toevoegen en doorloop de 5 onderstaande stappen:
  1. Selecteer Bladeren
  2. Selecteer het document dat je wilt bijvoegen
  3. Selecteer Openen om het geselecteerde document bij te voegen
  4. Vul tekst in en selecteer eventueel een documentgroep. Opmerking! Alleen de eerste 100 tekens in het tekstveld worden opgeslagen.
  5. Selecteer Opslaan om het toevoegen van het document te voltooien.

Verkoop- en inkooporderdocumenten

Het is ook mogelijk om documenten bij verkoop- en inkooporders te voegen. Je kunt kiezen of deze documenten moeten worden bijgevoegd bij de e-mails die je naar de klant stuurt, zoals orderbevestigingen, facturen, enz.
  • Selecteer de bestelling of aankoop waaraan u het document wilt koppelen
  • Selecteer de knop Bijlagen/Document of druk op Ctrl+O
  • Selecteer de knop Toevoegen en doorloop de onderstaande 7 stappen:
    1. Selecteer Bladeren
    2. Selecteer het document dat je wilt bijvoegen
    3. Selecteer Openen om het geselecteerde document bij te voegen
    4. Vul tekst in en selecteer eventueel een documentgroep. Opmerking! Alleen de eerste 100 tekens in het tekstveld worden opgeslagen.
    5. Vink de vakjes Offerte, Factuur, Inkooporder enz. aan, afhankelijk van op welke formulieren het document moet worden verzonden.
    6. Als je wilt dat het document bij de factuur in het factuuradres wordt gevoegd, vink dan het vakje Opslaan in factuuradres aan .
    7. Selecteer Opslaan om het toevoegen van het document te voltooien.

Een document verwijderen

  • Selecteer de knop Bijlagen/Document
  • Selecteer het document dat u wilt verwijderen en selecteer de knop Bewerken
  • Selecteer de knop Verwijderen Let op! Als je een bijlage verwijdert, verdwijnt het clip-pictogram niet totdat de server wordt vernieuwd, maar wordt de bijlage wel verwijderd.

Grootte van de documenten

De maximale grootte van een bijgevoegd document is 20 MB. Je kunt gemakkelijk meerdere documenten bijvoegen, maar je moet oppassen dat je ze niet lukraak bijvoegt. Als je bijvoorbeeld veel documenten bijvoegt bij een factuur die per e-mail naar een klant wordt gestuurd, is het mogelijk dat de klant de factuur niet kan ontvangen vanwege beperkingen in de grootte van e-mails die ze in hun e-mailsysteem kunnen ontvangen. Let op! Als je facturen via OIOUBL verstuurt en documenten bij je verkooporders voegt, is er een limiet aan de grootte van de bestanden. Lees hier meer hierover

Voorbeeld - Verkoop- en leveringsvoorwaarden bijvoegen

Als je bijvoorbeeld wilt dat een document met algemene voorwaarden automatisch wordt meegestuurd wanneer je facturen verzendt, kun je zo'n document bij de e-mailinstelling voegen.
  1. Selecteer Accounts Receivable/Onderhoud/Email instellen
  2. Selecteer de e-mailinstelling waaraan je een document wilt toevoegen. Selecteer bijvoorbeeld de e-mailinstelling met e-mailtype = Factuur om een extra document bij te voegen als u facturen per e-mail verzendt.
  3. Selecteer de knop Bijlagen
  4. Selecteer de knop Toevoegen
  5. Selecteer een bestand met de knop Bladeren, voeg een URL enz. in zoals hierboven beschreven in de andere bijlagensecties.

Twee documenten samenvoegen

Het is mogelijk om twee PDF's samen te voegen tot bijlagen. Selecteer de twee PDF's die u wilt samenvoegen. Houd de CTRL-toets ingedrukt en klik met de muis op de twee PDF's. Je kunt kiezen om links of rechts samen te voegen. Als je links kiest, wordt het document aan de linkerkant het eerste document in de nieuwe samenvoeging, terwijl als je rechts kiest, de rechterkant het eerste document in het nieuwe bestand wordt. Klik op "Samenvoegen" en klik op "Ja" om een van de bestanden te verwijderen. Vervolgens worden 2 bestanden samengevoegd, namelijk bestand 2 en 3, en opgeslagen in "Unique ID" 3

Gebruik van links

Als u onder Bedrijf/Bedrijfsinformatie"Externe koppelingen naar bijlagen toestaan" aanvinkt, kunt u in een browser een koppeling maken naar uw bijlagen. Dit gebeurt via een 128 bit code die Uniconta genereert, ook wel GUID (Global Unique Identifier) genoemd. Deze GUID-code is te zien in het veld "GUID Om de bijlage te kunnen gebruiken, heb je de link naar de bijlage zelf nodig. Het volgende geldt voor alle bijlagen: Je moet de onderstaande link gebruiken en na ? moet je de "GUID"-code invoegen https://web.uniconta.com/document/ViewAttachment?[GUID-koden] De link zou eruit moeten zien als de link hieronder: https://web.uniconta.com/document/ViewAttachment?76b53e20-ce61-2385-3187-a63f13216c42

Alleen het pad naar het bestand opslaan

Je kunt er ook voor kiezen dat Uniconta de referentie alleen opslaat als er bestanden zijn bijgevoegd. Misschien heb je een eigen schijf of URL waar je je documenten opslaat en wil je het document bekijken vanaf het opgegeven pad in plaats van het op te slaan en op te halen van de Uniconta server. De procedure voor het bijvoegen van bestanden is hetzelfde als hierboven vermeld, maar het veld Alleen het pad naar het bestand opslaan moet worden geselecteerd.

Documenten bijvoegen via url

Je kunt er ook voor kiezen om documenten zoals productafbeeldingen bij te voegen via een URL naar een website. In dat geval hoef je alleen maar de volgende 3 stappen uit te voeren:
  1. Voer een gekopieerde Url in of plak deze in het Url-veld
  2. Vul een willekeurige tekst in en selecteer een documentgroep Opmerking! Alleen de eerste 100 tekens in het tekstveld worden opgeslagen.
  3. Selecteer Opslaan om het toevoegen van het document te voltooien