Saldo – Uniconta

Video over weegschalen

Bekijk een VIDEO over budgetten en balansen in Uniconta. TIP! Als onderdeel van de videobeschrijving kun je de video-inhoud bekijken en naar het deel van de video springen waarin je geïnteresseerd bent.

Saldi maken en afdrukken

Onder Financiën/Rapporten/Balans kun je verschillende balansen afdrukken. In de standaardrekeningen zijn een aantal balansen voorgedefinieerd met verschillende ontwerpen en aantal kolommen. Je kunt altijd gemakkelijk nieuwe balansen maken of bestaande bewerken. Zodra je het saldo en de gewenste perioden hebt geselecteerd, bijvoorbeeld zoals in de onderstaande voorbeelden, selecteer je de knop Genereer en vervolgens het pictogram Afdrukken (of Ctrl + P) om het rapport te bekijken, op te slaan in PDF-formaat en/of per e-mail te verzenden. Bekijk de boekingen achter de individuele bedragen op de balansen Op de balans kun je op een bedrag tikken. Dit opent de rekeningkaart voor dezelfde periode als geselecteerd voor de kolom.

Voorbeelden van saldi

Saldo voor het jaar Als je standaard boekhouding als uitgangspunt hebt gebruikt, heb je een balans genaamd 'Balans Jaar' die je kunt gebruiken om een balans voor het jaar af te drukken. Van datum en Tot datum worden gevuld met de eerste en laatste datum van het jaar. Als je dit saldo niet hebt, kun je het eenvoudig aanmaken zoals hieronder beschreven of je kunt een ander saldo aanpassen.

Primobalans Als je een balans wilt afdrukken die alleen de primaire posten toont, moet je een balansopstelling maken zoals hieronder getoond. Merk op dat de eerste twee kolommen alleen worden gebruikt om de laatste kolom met de primaire posten te berekenen. Daarom is het veld Verbergen voor de eerste twee kolommen aangevinkt.

Balans met bewegingen zonder primo Als je een balans wilt waarbij je alleen de som ziet van de boekingen die op een bepaalde datum zijn geboekt, bijvoorbeeld de 1e datum van het boekjaar, vul dan de van- en tot-datum in met de eerste dag van het boekjaar, maar vink het P-veld uit. Gesimuleerde balans met extra boekingen van de accountant Je kunt eenvoudig controleren of het saldo van je journaalposten overeenkomt met de rekeningen die je van de boekhouder hebt ontvangen. Wanneer je de journaalposten in een boekhoudjournaal hebt ingevoerd, kun je een gesimuleerd saldo afdrukken voordat je de journaalposten boekt door aan te geven dat de journaalposten moeten worden opgenomen in het veld Inclusief journaal. OPMERKING: Een saldo kan niet worden gesimuleerd als er geen abonnement is aangemaakt. Lees hier meer.

Dimensionale balans / Afdelingsbalans Als je een balans wilt waarin je de saldi van je balans per dimensie kunt zien, dan kan dat op twee manieren:

Vink in het dimensiekader (zie het rode vakje in de schermafbeelding hieronder) de dimensie(s) aan die je op de balans wilt weergeven. Hierdoor worden alle bedragen op de balans opgesplitst in bijvoorbeeld omzetgroepen. Deze oplossing kan daarom resulteren in een erg lange balansafdruk. Let op! De velden in het rode vak geven de namen van uw afmetingen in uw boekhouding weer.
U kunt ook alle velden in het dimensiekader (rode vak) weglaten en in plaats daarvan, in het blauwe vak in de schermafbeelding hieronder, bijvoorbeeld selecteren welke afdeling in elke kolom moet worden afgedrukt. Op het lint kunt u de knop Kolom toevoegen selecteren, zodat u een kolom per afdeling kunt toevoegen. Opmerking! De velden in het blauwe vak geven de namen van de afdelingen in uw boekhouding weer.

Nieuwe saldi aanmaken

In Uniconta kan een onbeperkt aantal balansen worden opgesteld. Elk van deze kan tot 250 kolommen hebben. Om een nieuw saldo aan te maken, selecteer je de knop Financieel saldo toevoegen, voer je de gewenste naam voor het saldo in het veld Naam in en selecteer je de knop Opslaan. U kunt ook een ander saldo selecteren in het veld Financieel saldo . Selecteer vervolgens de knop Financieel saldo kopiëren en wijzig de naam in het veld Naam in de gewenste naam van het nieuwe saldo en selecteer de knop Opslaan . De nieuwe saldi zijn dan beschikbaar voor selectie in het veld Financieel saldo.

Beschrijving van knoppen

Knop	Beschrijving knop
Financiële balans toevoegen	Nieuwe balans maken
Financiële balans kopiëren	Kopieer een financiële balans van het bedrijf waarin de gebruiker zich bevindt.
Balans van ander bedrijf kopiëren	Kopieer een financiële balans van een ander bedrijf dan het bedrijf waar de gebruiker zich bevindt. Merk op dat er al een balans moet zijn aangemaakt in het bedrijf waar de gebruiker zich bevindt voordat je balansen van andere bedrijven kunt kopiëren.
Financieel saldo verwijderen	Verwijdert een saldo van het bedrijf waarin de gebruiker zich bevindt.
Kolom toevoegen.	Dit voegt een extra kolom toe waarin bijvoorbeeld een andere datum van/naar kan worden geselecteerd. Er kunnen maximaal 250 kolommen, inclusief rekening- en tekstkolommen, worden gebruikt en geëxporteerd naar bijvoorbeeld Excel. Bij het afdrukken kunnen maximaal 13 bedragkolommen worden afgedrukt.
Periode toevoegen	Hier kun je de datums en teksten van invoer- en budgetkolommen wijzigen. Door op "Maand" te drukken kun je een aantal maanden toevoegen aan elke saldokolom.Druk op 12 om een jaar toe te voegen. Druk op "Datum" om de "Kolomkop", "Vanaf datum", "Tot datum" en eventueel "Budgetmodel" van de afzonderlijke regels te wijzigen.
Startpagina	Hier kun je een tekst invoeren voor een balansdeclaratie voorblad. Bijvoorbeeld "Niet gecontroleerd". Dit wordt opgenomen op een afdruk van de balans. Zie de beschrijving verderop.
genereren	Dit toont de balans op het scherm. Hier kun je de kolommen verplaatsen. Dit is geen afdruk. Je kunt maximaal 13 kolommen afdrukken. Voor Excel is het mogelijk met meerdere kolommen.

Beschrijving van velden

Hieronder volgt een beschrijving van de velden in het bovenste gedeelte van het scherm onder Balancer.

Veld	Beschrijving veld
Financiële balans	Hier kun je kiezen uit de financiële balansen die je eerder hebt aangemaakt.
Naam	Hier kun je je financiële balans een naam geven.
Van rekening	Selecteer de rekening waar de financiële balans begint.
Naar rekening	Selecteer de rekening waarop het financiële saldo eindigt.
Lege accounts weglaten	Neemt lege accounts niet op.
Type rekening	Hier kun je selecteren welk rekeningtype je wilt weergeven: "Alle rekeningen", "Resultatenrekening" of "Balans".
Totaal rekening	Hier kun je kiezen of je de totaalrekeningen wilt tonen, verbergen of alleen tonen. Onthoud dat dimensies op "Actief" moeten staan op de totaalrekening in het rekeningstelsel als je het totaal per dimensie wilt zien op de balans. Lees hier meer.
Externe naam	Financiële balansen kunnen worden afgedrukt met externe rekening en externe naam. De velden zijn te vinden in het rekeningstelsel. Externe naam is geselecteerd op de balans. Ze worden alleen afgedrukt als je op 'afdrukken' drukt in de balans, en niet in de eerste afbeelding die je krijgt bij 'genereren'.
Balanskabel	Een alternatieve balans kan hier worden afgedrukt. Zie ook Balanssjablonen.
Kolombreedte (Afdrukken)	Hier kun je de breedte van de afzonderlijke velden instellen, evenals de marge, lettergrootte en afdrukrichting.
Afmetingen	Als dimensies worden gebruikt, kunnen één of meer dimensies worden weergegeven. Elke dimensie wordt op een aparte regel onder elkaar weergegeven in de balans als deze vakjes zijn aangevinkt
Kolombreedte (afdrukken)	Als je wilt dat de afdruk minder ruimte gebruikt in de afzonderlijke kolommen voor Rekening, Rekeningnaam, Bedrag, enz. kun je waarden invoeren in deze velden. Bijvoorbeeld 100 naast Rekening. In de velden onder Kolombreedte (afdrukken) kun je ook de lettergrootte en afdrukrichting wijzigen.

Hieronder volgt een beschrijving van de knoppen in het onderste gedeelte onder saldi. Deze velden worden gebruikt om de individuele kolommen op de saldoafdruk in te stellen. Dat wil zeggen naast de kolom met het rekeningnummer en de rekeningnaam, die altijd wordt afgedrukt.

Veld	Beschrijving veld
Naam(x)	Hier wordt een naam gegeven aan een kolom. X = het kolomnummer. Dit nummer wordt gebruikt om de A- en B-waarden voor rekenkolommen te definiëren. berekeningskolommen.
Debet/Credit	Als dit veld is geselecteerd, wordt zowel een debet- als creditkolom afgedrukt. Standaard wordt slechts één kolom afgedrukt.
Omgekeerd teken	Als je dit selecteert, verandert het teken van alle exploitatierekeningen in de balans, niet van alle rekeningen.
Ontwerpen opnemen	Je kunt hier een of meerdere concepten selecteren. Het saldo wordt dan weergegeven met de geselecteerde concept(en).
Waarde	Deze kunnen hier worden geselecteerd: Boekingen print geboekte boekingen voor een periode. Mogelijk incl. conceptboekingen. Budget print budgetboekingen voor een periode Kolom_A -Kolom_B trekt twee kolommen af Kolom_A -Kolom_B / Kolom_B * 100 Berekent twee kolommen in procent 100 + Kolom_A -Kolom_B / Kolom_B * 100 Berekent twee kolommen in procent Kolom_A +Kolom_B telt twee kolommen bij elkaar op Optellen: van A naar B. Telt alle kolommen in een interval bij elkaar op Concepten: Drukt de geselecteerde concepten af in een kolom. Invoer (hoeveelheid): Drukt de hoeveelheid af van boekingen waarop de hoeveelheid is toegepast. Invoer (hoeveelheid): Drukt de hoeveelheid af van budgetboekingen waarop de hoeveelheid is toegepast.
Opmaak	Kies hoeveel decimalen worden weergegeven of dat het in duizendtallen moet zijn.
Budget model	Hier kun je een budget selecteren om mee te vergelijken. Let op! Selecteer 'Budget' in het veld 'Waarde' om dit veld 'Budgetmodel' te activeren.
Van datum/Tot datum	Je kunt de begin- en einddatum voor het saldo selecteren. LET OP: Als je alleen de eerste dag van het boekjaar selecteert bij Van en Tot datum, krijg je alleen prime items in de balans. Lees meer over een workaround om primo te vermijden in onze V&A gids.
Beginsaldo opnemen	Als de begindatum gelijk is aan het begin van het boekjaar, kun je kiezen of je het beginsaldo wilt opnemen.
Bedrijfsnaam	Hier is het mogelijk om te kiezen tussen de bedrijven waartoe de gebruiker toegang heeft Bedrijf combineren met "totalen" van A naar B onder waarde, er kan een geconsolideerde balans over rekeningen heen worden gemaakt. Opmerking! Als de dochteronderneming bijvoorbeeld in EUR is uitgedrukt en de moedermaatschappij in DKK, dan worden de bedragen in EUR van de dochteronderneming omgerekend naar de valuta van de moedermaatschappij tegen de wisselkoers die geldt op de balansdatum.
Afdeling	Als er afdelingen zijn ingesteld, kunnen ze hier worden geselecteerd.
Drager	Hier kun je dragers instellen voor de balans.

Balans voorpagina's

Balansvoorbladen kunnen worden gemaakt door een handmatige tekst te typen onder de knop Voorblad, maar het kan ook worden gecombineerd met een voorblad dat is gemaakt via de rapportgenerator. In de afbeelding is het mogelijk om aan te geven welk rapport gebruikt moet worden. Je selecteert dit in het veld Voorpaginasjablonen Daarnaast kun je een aantal rapportvariabelen opgeven die kunnen worden samengevoegd in de rapporttekst van de auditor. Deze omvatten van en tot datums.

Sjabloon voorpagina via rapportgenerator

Selecteer Tools \ Rapportgenerator \ Door de gebruiker ontworpen rapporten
Selecteer 'Voorpagina boekhouding
Selecteer Rapport toevoegen.

Na het instellen van het rapport wordt het opgeslagen.

Het rapport kan nu worden gebruikt bij het afdrukken van een balans als het is geselecteerd onder de Home-knop op het balansscherm.

Als je een ondertekenaar wilt toevoegen aan de verklaring voor de betreffende klant, dan kan dit in de eigen boekhouding onder debiteuren. Hier kun je via de knop Klantgegevens aangeven welke medewerker van het accountantskantoor de saldoverklaring moet ondertekenen. Er kunnen twee ondertekenaars worden gedefinieerd. Als je wilt dat het MNE-nummer van de boekhouder wordt gebruikt op afdrukken, moet het nummer bij de medewerker worden ingevuld. Lees hier meer. Bedrijfs-ID moet worden ingevuld met het bijbehorende klantaccount in Uniconta.

Kolombreedte (afdrukken)

De kolombreedte kan worden gebruikt om onze afdruk van de balans op te maken zodat deze er mooi uitziet. Hieronder zie je een voorbeeld van een balansopstelling met 5 kolommen, 4 kwartalen en een resultaat.

De breedte van de kolommen wordt berekend in pixels. Met een afdrukstand van staand zal een papier ongeveer breedte 793 x hoogte 1122 pixels zijn, terwijl in liggend formaat het formaat hoogte 1122 x breedte 793 pixels zal zijn. Als je de balanssjabloon gebruikt, vul dan Regelafstand en Linkermarge niet in.

Velden in kolombreedte	Kolom beschrijving
Rekeningnummer	Als je 4 tot 6 cijfers in je rekeningnummer hebt, is een breedte van 60 een goede keuze.
Accountnaam	Als accountnamen lang zijn, is 200 misschien niet genoeg, maar je ziet wel het grootste deel van de naam.
Afmetingen	100 in breedte geeft een goede ruimte voor de afmeting
Bedrag	75 per bedrag in dit geval 10 kolommen, een debet en een credit per geselecteerde kolom.
Voorpagina afdrukken	Lees meer over voorpagina's met balans bovenaan het artikel.
Regelafstand	0= de normale regelafstand. Als je meer ruimte tussen de regels wilt, kun je een waarde hoger dan 0 (nul) invoeren.
Linker marge	Als je een marge wilt voor de rekeningnummers, voer die dan hier in. Let er wel op dat het rekeningnummerveld naast de margewaarde ook een eigen waarde moet hebben, anders wordt het rekeningveld overschreven.
Lettergrootte	Niets in het veld is gelijk aan 12. Als je een groter lettertype wilt, voer dan een waarde hoger dan 12 in, als je een kleiner lettertype wilt, voer dan een waarde lager dan 12 in.
Afdrukstand	Je kunt kiezen tussen staand of liggend, afhankelijk van hoeveel kolommen je in je balans wilt hebben.

Saldo in overige valuta

Als Deense rekeningen gerapporteerd moeten worden in Euro, dan moet er een nieuw bedrijf worden aangemaakt met de boekhoudvaluta Euro. Het moet hetzelfde rekeningstelsel hebben als het Deense bedrijf, eventueel met de rekeningnamen in het Engels. Als je een rapport maakt in het Euro-bedrijf, kun je "bedrijf" selecteren onder balans (helemaal rechts in het bovenste veld). Nu wordt het Deense bedrijf afgedrukt in Euro.

Problemen oplossen bij het instellen van de balans

Als je een lege of half lege pagina in je afgedrukte balans krijgt, controleer dan je rekeningstelsel om te zien of pagina-einden zijn aangevinkt.