Projectgroepen zijn te vinden onder Project/Onderhoud en worden gebruikt om projecten te groeperen.
Projectgroepen beheren ook de integratie tussen project en financiën.
Alle projecten MOETEN worden toegewezen aan een projectgroep, omdat de projectgroep bepaalt of het project factureerbaar is of niet.
Als tijdregistratie gebruikt moet worden om uren te registreren die te maken hebben met klanttaken, maar ook interne uren zoals vakantie, ziekte, interne vergaderingen, enzovoort, dan moeten er ten minste twee projectgroepen worden gemaakt. Eén projectgroep met een vinkje in het veld Factureerbaar en een andere projectgroep zonder vinkje in het veld Factureerbaar. De eerste groep moet worden gebruikt voor klantprojecten en de tweede voor een of meer interne projecten die worden gebruikt om de interne uren te verzamelen.
Een nieuwe projectgroep maken
- Selecteer Project/Onderhoud/Projectgroepen
- Selecteer de knop Toevoegen op het lint en selecteer het item Toevoegen
- Voer een code in voor de groep in het veld Groep en voer een groepsnaam in in het veld Naam
- Vink het vakje Standaard aan als de groep je standaard projectgroep moet zijn Als de projectgroep niet is ingevuld bij nieuwe projecten, wordt de projectgroep automatisch ingevuld met de projectgroep die is aangevinkt in het vakje Standaard.
- Als nieuwe projecten automatisch nieuwe projectnummers moeten krijgen van een nummerreeks, selecteer dan een nummerreeks in het veld Automatisch gegenereerde sleutel. Lees hier meer.
- Selecteer in het veld Onderhanden werk opnemen of onderhanden werk automatisch in Financiën moet worden geboekt.
- Als je het vakje hierboven aanvinkt, selecteer dan in de velden hieronder naar welke rekeningen je wilt posten. Met andere woorden, als er geen rekeningnummers zijn ingevoerd, is er GEEN integratie met financiën.
Beschrijving van velden
| Naam veld | Beschrijving |
| Groep | Voer een code voor de groep in het veld Groep in |
| Naam groep | Voer een groepsnaam in het veld Naam in |
| Standaard selectievakje | Vink het vakje Standaard aan als de groep je standaard projectgroep moet zijn. Als de projectgroep niet is ingevuld bij nieuwe projecten, wordt de projectgroep automatisch ingevuld met de projectgroep die is aangevinkt in het vakje Standaard wanneer het nieuwe project wordt opgeslagen. |
| Factureerbaar | Vink het vakje Billable (Factureerbaar) aan als de projectgroep gebruikt moet worden voor klantprojecten die naar verwachting gefactureerd worden aan een klant. Vink het vakje Billable (Factureerbaar) niet aan als de projectgroep gebruikt moet worden voor interne projecten die gebruikt worden om interne tijd te verzamelen, zoals interne uren, interne vergaderingen, ziekte, vakantie, enz. |
| Automatisch gegenereerde sleutel | Als nieuwe projecten automatisch nieuwe projectnummers moeten krijgen van een nummerreeks, selecteer dan een nummerreeks in het veld Automatisch gegenereerde sleutel. Lees hier meer... |
| Boek IGA | Selecteer of onderhanden werk moet worden opgenomen tegen kostprijs of verkoopwaarde. Als de verkoopwaarde wordt geselecteerd, dan zal dit de verkoopwaarde zijn van de projectkosten die worden opgenomen als onderhanden werk en verrekend in operaties als "verwachte opbrengsten". Met andere woorden, de verwachte opbrengsten van de kosten worden continu opgenomen gedurende de projectperiode. Als de kostenwaarde wordt geselecteerd, zal dit de kostenwaarde zijn van de projectkosten die worden geboekt als onderhanden werk en verrekend in de activiteiten als een "Kosten overgedragen aan project". Met andere woorden, projectkosten worden overgedragen van de winst-en-verliesrekening naar de onderhanden werkrekening, alleen om te worden gerealiseerd wanneer het project wordt gefactureerd/hergefactureerd. Als het vakje Onderhanden werk opnemen niet is aangevinkt, is de selectie in dit vakje over het algemeen irrelevant. |
| Werk in uitvoering opnemen | Selecteer in het veld Onderhanden werk opnemen of onderhanden werk automatisch in Financiën moet worden geboekt. Als onderhanden werk niet automatisch wordt geboekt in de financiële module, kan onderhanden werk worden geboekt via de menuoptie Project/Cladder/Project post IGA, maar hiervoor moeten de onderstaande velden met rekeningen worden ingevuld. Als dit vakje is aangevinkt, moeten de rekeningen waarop de onderhanden werkboekingen moeten worden geboekt in de onderstaande velden worden gespecificeerd. De rekeningen kunnen echter ook worden opgegeven in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypen onder Project/Onderhoud/Projecttype, en hebben dan de 1e prioriteit. Zie ook de beschrijving van het veld Post IGA hierboven. |
| Arbeid (Boek IGA) | Selecteer de financiële rekening waarop projectboekingen met arbeid en externe arbeidstypes worden geboekt in de financiële module. Deze rekening wordt gedebiteerd wanneer je arbeid op projecten boekt. Meestal wordt er een rekening geselecteerd in de resultatenrekening, bijvoorbeeld met de naam "Kostenuren overgeboekt naar project" als je Kostenwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, of "Verwachte opbrengsten projecturen" als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA. De rekening kan echter ook worden gespecificeerd in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypes onder Project/Onderhoud/Projecttype, in welk geval het de 1e prioriteit krijgt. |
| Arbeid (Tegenrekening) | Selecteer de financiële rekening waarop projectboekingen met arbeid en externe arbeidstypes worden geboekt in de financiële module. Deze rekening wordt gecrediteerd bij het boeken van arbeid op projecten. Meestal wordt een rekening geselecteerd onder Activa met de naam Onderhanden werk of iets dergelijks. De rekening kan echter ook worden gespecificeerd in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypes onder Project/Onderhoud/Projecttype, in welk geval het de 1e prioriteit krijgt. |
| Uitgaven (Boek IGA) | Selecteer de financiële rekening waarop projectboekingen met uitgaven, diversen en andere types worden geboekt in de financiële module. Deze rekening wordt gedebiteerd. Meestal wordt een rekening geselecteerd in de resultatenrekening, bijvoorbeeld met de naam "Kosten overgedragen aan project" als je Kostenwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, of "Verwachte inkomsten projectkosten" als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA. als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA. De rekening kan echter ook worden gespecificeerd in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypes onder Project/Onderhoud/Projecttype, in welk geval het de 1e prioriteit krijgt. |
| Uitgaven (Tegenrekening) | Selecteer de financiële rekening waarop projectboekingen met soorten uitgaven, diversen en overig worden geboekt in de financiële module. Deze rekening wordt gecrediteerd. Meestal wordt een rekening onder activa met de naam Onderhanden werk of iets dergelijks geselecteerd. De rekening kan echter ook worden gespecificeerd in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypes onder Project/Onderhoud/Projecttype, in welk geval het de 1e prioriteit krijgt. |
| Materialen (Boek IGA) | Selecteer de financiële rekening waarop projectboekingen met soorten van het type Materiaal worden geboekt in de module Financiën. Deze rekening wordt gedebiteerd. Meestal wordt een rekening geselecteerd in de resultatenrekening, bijvoorbeeld met de naam "Kosten overgedragen aan project" als je Kostenwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, of "Verwachte inkomsten projectkosten" als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA. als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA. De rekening kan echter ook worden gespecificeerd in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypes onder Project/Onderhoud/Projecttype, in welk geval het de 1e prioriteit krijgt. |
| Materialen (Mod-account) | Selecteer de financiële rekening waarop projectboekingen met soorten van het type Materiaal worden geboekt in de financiële module. Deze rekening wordt gecrediteerd. Meestal wordt een rekening geselecteerd onder de activa met de naam Onderhanden werk of vergelijkbaar. De rekening kan echter ook worden gespecificeerd in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypes onder Project/Onderhoud/Projecttype, in welk geval het de 1e prioriteit krijgt. |
| Aanpassing (Boek IGA) | Als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, moet je in dit veld de financiële rekening selecteren waarop projectboekingen die zijn geboekt in projectontwerpen met soorten van het type Aanpassing moeten worden geboekt in de financiële module. Deze rekening wordt gedebiteerd. Meestal wordt een rekening in de resultatenrekening geselecteerd, bijvoorbeeld met de naam "Projectaanpassingen". Als je Kostenwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, hoef je dit veld niet in te vullen. De rekening kan echter ook worden gespecificeerd in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypes onder Project/Onderhoud/Projecttype, in welk geval het de 1e prioriteit krijgt. |
| Aanpassing (Tegenrekening) | Als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, moet je in dit veld de financiële rekening selecteren waarop projectboekingen die zijn geboekt in projectontwerpen met soort van type Aanpassing moeten worden geboekt in de financiële module. Deze rekening wordt gecrediteerd. Meestal wordt er een account geselecteerd onder activa met de naam Onderhanden werk of iets dergelijks. Deze rekening wordt ook gebruikt voor voorwaartse overdrachten, waar deze wordt gecrediteerd. Als je Kostenwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, hoef je dit veld niet in te vullen. De rekening kan echter ook worden gespecificeerd in de velden Rekening en Tegenrekening in de projecttypes onder Project/Onderhoud/Projecttype, in welk geval het de 1e prioriteit krijgt. |
| Factuuraanpassing | Als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, moet je in dit veld de financiële rekening selecteren waarop projectboekingen met soorten van het type Aanpassing moeten worden geboekt in de financiële module als deze aanpassingen zijn gemaakt in verband met nulfacturen en factuurvoorstellen van het project. Deze rekening wordt gedebiteerd. Meestal wordt een rekening geselecteerd in de resultatenrekening, bijvoorbeeld met de naam "Projectaanpassingen". Deze rekening wordt ook gebruikt voor voorwaartse overdrachten, waar deze wordt gedebiteerd. |
| Factuuraanpassing (Tegenrekening) | Als je Verkoopwaarde hebt geselecteerd in het veld Post IGA, selecteer dan in dit veld de financiële rekening waarop projectboekingen met soorten van het type Aanpassing moeten worden geboekt in de financiële module als deze aanpassingen zijn gemaakt in verband met nulfacturen en factuurvoorstellen van het project. Deze rekening wordt gecrediteerd. Meestal wordt een rekening geselecteerd in de resultatenrekening, bijvoorbeeld met de naam "Projectaanpassingen". |
| IGA Terugkeren | Als dit veld is ingevuld, wordt onderhanden werk niet teruggeboekt naar de rekeningen die zijn opgegeven in de velden Arbeid (Post IGA), Uitgaven (Post IGA), Materiaal (Post IGA) , maar in plaats daarvan naar de rekening die hier is opgegeven. Let op! Reeds aangemaakte factuurvoorstellen moeten worden verwijderd en opnieuw worden aangemaakt om deze codering te kunnen volgen. |
| IGA Omgekeerd (Tegenrekening) | Als dit veld is ingevuld, wordt onderhanden werk niet teruggeboekt naar de rekeningen die zijn opgegeven in de velden Arbeid (Tegenrekening), Uitgaven (Tegenrekening), Materiaal (Tegenrekening), maar naar de hier opgegeven rekening. Let op! Reeds aangemaakte factuurvoorstellen moeten worden verwijderd en opnieuw worden aangemaakt om deze codering te kunnen volgen. |