Inkooporders

Fysieke bijlagen bekijken, bijvoegen, importeren, verwijderen of van/naar de invoer slepen.

Om te zien of een fysiek document gekoppeld is aan een inkooporder, kun je het veld 'Ref naar fysiek document' toevoegen onder de knop Lay-out/Andere velden. Lees hierboven meer over lay-outs onder de beschrijving van de knop Lay-out.

Bestanden die via Drag & Drop naar Uniconta worden gesleept, worden zowel gekoppeld aan de aankoop als opgeslagen in Fysieke bijlagen (inbox).

Opent het scherm met inkoopregels zodat je inkoopregels kunt invoeren met de goederen/diensten enz. die je wilt bestellen/besteld hebt bij je leverancier.

Je kunt ook reeds ingevoerde regels bekijken en bewerken met deze knop.

Verzoeken en inkooporders

Aanvragen of inkooporders afdrukken/versturen per e-mail. Bij het afdrukken/versturen van aanvragen of inkooporders kunt u het vakje Bijwerken Magazijnbeheer aanvinken. Als je dit vakje aanvinkt, wordt het veld Voorraadcontrole op de inkoopregels ingesteld op Besteld en kun je in de voorraadlijst bij de afzonderlijke artikelen zien dat de artikelen zijn besteld.

Onder Bedrijf/Onderhoud/Voorkeuren kun je bij het invoeren van de inkoopregels kiezen voor Voorraadbeheer = Al besteld.

Inkooporderformulier en factuur

Post een goederenontvangstbewijs in de vorm van een afleverbon of post de aankoopfactuur die je van je leverancier hebt ontvangen.

Bij het boeken van de inkoopfactuur kun je de inkoopfactuurdatum en het factuurnummer invoeren in de prompt die verschijnt:

Als je een inkoopfactuur wilt sturen, moet je het veld "E-mail naar leverancier" op de debiteurenkaart invullen.

Selecteer deze knop om contactpersonen te bekijken/aan te maken voor de leverancier die is geselecteerd bij de aankoop. Lees hier meer over contactpersonen.

Je kunt vervolgens een van de aangemaakte contactpersonen selecteren in het veld Contactpersoon op de inkooporder zelf door de knop Bewerken te selecteren op het inkooporderoverzicht.

Voeg een notitie of document toe aan de inkooporder. Lees hier meer over deze functies.

Als je een document bijvoegt en het vakje Requisitie aanvinkt, wordt het document samen met het verzoek opgenomen in de e-mail naar de leverancier.

Selecteer deze knop om een nieuwe inkooporder aan te maken als kopie van de geselecteerde inkooporder of om een verkooporder of offerte aan te maken op basis van de geselecteerde inkooporder.

Je kunt het teken ook omkeren om een aankoopcreditnota te maken.

Versie-89 Order kopiëren naar een bestaande order/aankoop.

Hier wordt het inkoopordernummer weergegeven. Het nummer wordt automatisch toegewezen wanneer de inkooporder wordt aangemaakt.

Onder Vendor/Maintenance/Number series kun je het nummer bekijken/invoeren dat moet worden gebruikt wanneer de volgende keer een inkooporder wordt aangemaakt.

Selecteer hier eventueel een vaste tekst. Als hier een vaste tekst wordt geselecteerd, worden de financiële boekingen gestempeld met deze vaste tekst + crediteurennaam + factuurnummer.

Lees hier meer over vaste teksten.

Dit veld is standaard aangevinkt, wat betekent dat de inkooporder automatisch wordt verwijderd wanneer de inkoopfactuur wordt geboekt.

Als je dezelfde inkooporder steeds opnieuw wilt kunnen plaatsen, schakel je dit selectievakje uit.

Dit veld is standaard aangevinkt, wat betekent dat de inkooporderregels automatisch worden verwijderd wanneer ze op een inkoopfactuur worden geboekt.

Als je dezelfde inkooporderregel steeds opnieuw wilt kunnen posten, vink dan dit vakje uit.

Het factuurnummer moet worden ingevuld voordat je de bestelling kunt factureren. Het factuurnummer kan hier worden ingevoerd of in het overeenkomstige veld dat verschijnt wanneer je de inkoopfactuur post.

Let op! Uniconta heeft in sommige mappen twee velden voor het factuurnummer. Eén numeriek en één alfanumeriek. Als je een inkoopfactuurnummer invoert met zowel cijfers als letters, wordt het hele nummer opgeslagen in het alfanumerieke veld. In het numerieke veld wordt hetzelfde nummer opgeslagen zonder letters en tekens. Beide velden worden opgeslagen in de crediteurenboekingen en in het crediteurenfactuurarchief. Voor financiële, inventaris- en projectboekingen is alleen het numerieke veld beschikbaar.

Als de goederen van de ene leverancier zijn ontvangen, maar de inkoopfactuur van een andere, kun je in dit veld de leverancier selecteren waarvan je de inkoopfactuur hebt ontvangen. Selecteer in het veld Rekening de leverancier van wie je de goederen hebt ontvangen.

Als je zowel goederen als een inkoopfactuur van dezelfde leverancier hebt ontvangen, hoeft dit veld niet te worden ingevuld.

Als je het inkooporderoverzicht en de inkooporderregelschermen naast elkaar hebt geplaatst met de Float-functie en je selecteert de knop Synchroniseren, dan toont het inkooporderlijnbeeld automatisch de inkoopregels die horen bij de inkooporder die je hebt geselecteerd in het inkooporderoverzicht. Als je in plaats daarvan de knop Vergrendelen selecteert, verandert de weergave van de inkooporderregels niet, zelfs niet als je in het inkooporderoverzicht naar een andere inkoop overschakelt.

Lees hier meer over de floatfunctie.

Dit veld wordt gebruikt om op te zoeken welk van je artikelnummers overeenkomt met het artikelnummer van de leverancier.

Dit veld kan alleen worden gebruikt als de functie Itemnaamgroepen wordt gebruikt. Lees hier meer hierover.