Crediteurenbetaling instellen – Uniconta

Bekijk een VIDEO over betalingen aan leveranciers. Het instellen van de bankrekening, wissels, bankformaten en bestandsformaten wordt beschreven in minuut 1:00 -17:00. Het instellen van leverancierskaarten wordt beschreven in minuut 17:00-25:00. De rest van de video laat zien hoe je het systeem kunt gebruiken om facturen van leveranciers te verwerken, van fysieke ontvangstbewijzen (inbox) tot het boeken van facturen in een concept en betalingsvoorstellen van waaruit je een betalingsbestand kunt maken en betalingen kunt overboeken naar een concept voor het boeken van deze betalingen. Crediteurenbetaling instellen Eerst een overzicht van de instellingen die nodig zijn om betalingsbestanden aan te maken.

Maak een nieuwe rekening aan voor de bank, vergeet niet het bankrekeningtype te selecteren zoals hieronder wordt weergegeven;
Maak een ontwerp voor de nieuwe bank, mogelijk twee, een voor betalingen (crediteuren) en een voor reconciliaties. Lees hier meer;
Ga naar Bank reconciliatie en klik op 'Laad bankafschriften' en stel formaten in voor de nieuwe bank. Lees hier meer;
Ga naar Crediteuren/Bestandsindeling en stel een nieuwe bestandsindeling in zoals hieronder weergegeven;
Ga naar leverancier en wijzig alle betalingsformaten naar de nieuwe bank. Lees hier meer.

Een bankrekening openen

Er moeten één of meer bankrekeningen worden aangemaakt. Bankrekeningen worden aangemaakt en onderhouden onder Financiën/Bankafstemming. OPMERKING: Bankrekeningen moeten het rekeningtype "Bank" hebben in het rekeningstelsel om gebruikt te kunnen worden.

Hier is een bankrekening voor Danske Bank aangemaakt. IBAN en SWIFT moeten worden ingevuld als betalingen naar het buitenland worden gedaan. Opmerking: Als u het volgende bericht krijgt: The Bank Identification ID is mandetory for '[Bank Name]' Je moet naar Finance/Bank Reconciliation gaan, de huidige bank selecteren, deze bewerken en de identificatie-ID invoeren.

Keuze van bestandsformaat

Er moet een bestandsformaat worden gemaakt voor de betaalmethode Danske Bank. Dit wordt gedaan onder Crediteur/Onderhoud/Betalingsmethode bestandsformaten.

Beschrijving van de afzonderlijke velden

Naam veld	Beschrijving
Opmaak	Voer een gewenste naam in voor de opmaakinstellingen, bijvoorbeeld DB als je Danske Bank gebruikt.
Naam	Als je bijvoorbeeld DB hebt ingevoerd in het veld Opmaak , kun je Danske Bank invoeren, d.w.z. een meer gedetailleerde tekst voor de eigenlijke opmaakinstelling.
Standaard	Vink dit vakje aan als je wilt dat het betalingsformaat je standaardformaat wordt. Dit is het formaat dat je wilt gebruiken bij het betalen van je crediteuren, tenzij een ander formaat is geselecteerd bij de individuele crediteur.
Betalingsformaat	Hier kunt u kiezen tussen de verschillende betaalformaten die beschikbaar zijn in Uniconta. De volgende formaten zijn momenteel beschikbaar. Danske Bank (DanskeBank_CSV) en Nordea (Nordea_CSV) hebben hun eigen uitleesformaat. De andere banken zijn verbonden met een van de drie bankcentra (BankData, BEC_CSV of SDC). CSV wordt gebruikt om een unieke betalingsreferentie aan te maken die wordt gebruikt voor collectieve betalingen. Collectieve betalingen kunnen worden overgebracht naar het boekhoudjournaal zonder een betalingsbestand aan te maken door het betalingsformaat CSV te gebruiken. U moet op 'Bestand voor betalingen aanmaken' drukken voordat de unieke betalingsreferentie wordt aangemaakt. De ISO20022 formaten worden in dit document niet besproken.
Groepering	Groepering wordt gebruikt voor collectieve betalingen. Kortom, je kunt betalingen aan dezelfde leverancier groeperen volgens verschillende principes. Met 'Factuur' wordt één betaling per factuur aangemaakt. Lees hier meer over in het gedeelte Bijdragen.
Bankrekening	Ingevuld met de bankrekening in het rekeningstelsel waarop je crediteurenbetalingen moeten worden afgeschreven.
Concept	Vul de boekhoudkundige klad in waarnaar je de leveranciersbetalingen wilt overboeken wanneer je de betalingen wilt boeken. Je kunt dit veld leeg laten en dan gewoon de klad selecteren wanneer je betalingen overboekt naar de klad.
Werkdag	Als je leveranciers bijvoorbeeld op zaterdag moeten betalen, kun je het systeem zo instellen dat de betaaldatum automatisch wordt gewijzigd in de eerste werkdag voor of na de betaaldatum. Je kunt hier meer hierover lezen.
Lange adviestekst	Vink het vakje aan als je lange waarschuwingsteksten wilt opnemen. Let op! Veel banken brengen extra kosten in rekening voor lange notificatieteksten, je kunt daar hier meer over lezen.
Kennisgeving	Aangepaste instelling van een bericht aan de ontvanger van een betaling. Je kunt hier meer lezen over dit onderwerp.
Ons bericht	Bericht op maat instellen voor je eigen bankafschrift. Je kunt er hier meer over lezen.
Instellingen en opties	Er zijn momenteel alleen extra instellingen voor de betalingsformaten XML ISO20022.

Instellen en invoeren van leveranciers voor inkoopfacturen. inkoopfacturen

Het wordt aanbevolen om de betalingsinformatie voor elke leverancier in te vullen onder Verkoper/Crediteur en de knop Bewerken. De velden Betalingsmethode, SWIFT en Betalings-ID worden gebruikt om aan te geven hoe elke leverancier moet worden betaald. Betaling via overschrijving naar Deense bankrekening Als uw leverancier per bankoverschrijving moet worden betaald, vult u de velden als volgt in:

Het veld Payment ID wordt ingevuld met het Deense bankrekeningnummer. De eerste 4 tekens geven het registratienummer van de bank aan en de resterende tekens zijn het rekeningnummer. Het rekeningnummer kan worden opgegeven zoals hierboven, maar de onderstaande voorbeelden worden ook geaccepteerd. Bij uitvoer naar een betalingsbestand worden alle alfanumerieke waarden verwijderd. De enige vereisten zijn de volgende:

Het registratienummer komt voor het rekeningnummer
Het registratienummer moet altijd uit 4 cijfers bestaan
Het rekeningnummer wordt gelezen als alle cijfers die na het registratienummer komen. Uniconta voegt automatisch voorloopnullen toe.

Voorbeelden die geldig zullen zijn:

66107051101114
6610 7051101114
6610-7051101114
6610/7051101114
Regnr: 6610 Rekeningnummer: 7051101114
6610567689
6610-567689
6610 567689
6610/567689
Rekeningnummer: 6610 Rekening: 567

Een buitenlands bankrekeningnummer dat geen IBAN is, kan ook worden opgegeven. Hier is het vereist dat de SWIFT-code wordt ingevuld. Voor een buitenlands bankrekeningnummer zijn het registratienummer en de lengte van het rekeningnummer niet vereist. Technische informatie: De bankrekening van de crediteur is ook wat we BBAN (Basic Bank Account Number) noemen. Het veld Payment ID is een alfanumeriek vrij tekstveld. Betaling via overschrijving naar buitenlandse bankrekening Als uw leverancier per bankoverschrijving moet worden betaald, vult u de velden als volgt in:

Voor bankoverschrijvingen naar het buitenland moeten een IBAN-nummer en een SWIFT-code worden opgegeven. De enige vereisten zijn de volgende:

Voer de SWIFT-code in het SWIFT-veld in.
Het IBAN-nummer wordt ingevoerd in het veld Payment ID.

Het formaat wordt gevalideerd bij het aanmaken van het betalingsbestand. Betaling met betaal ID / betaalkaart Als je leverancier betaald moet worden via een bankoverschrijving, vul je de velden als volgt in. Hieronder staat een uitleg van de waarde in het veld Payment ID , dat op verschillende manieren kan worden ingevuld bij de leverancier.

Eerst een kort overzicht van hoe een OCR-lijn is opgebouwd:

Kaarttype	Uniconta ondersteunt de volgende kaarttypen 71, 73, 75 en 04.
Betaling ID	De betalingsidentificatiecode, die op +71-kaarten 15 cijfers telt, is een unieke identificatie van de betaling. Het laatste cijfer is een controlecijfer, dat met modulus wordt berekend. Dit cijfer wordt niet ingevoerd, maar automatisch berekend door het systeem. De Payment ID is meestal een volgnummer, zoals een factuurnummer. Het debiteurennummer wordt ook vaak opgenomen in de Payment ID. In het bovenstaande voorbeeld worden de eerste 9 cijfers gebruikt voor het debiteurennummer. De volgende vijf cijfers zijn gereserveerd voor het factuurnummer en zijn de enige variabele waarde in dit voorbeeld.
FI Nummer schuldeiser	Is een uniek nummer dat door de bank aan een bedrijf wordt toegekend, zodat de bank kan herkennen op welke bankrekening de betaling moet worden gestort. Het crediteurennummer heeft 8 cijfers - het eerste cijfer is 8. Het crediteurennummer kan met of zonder + worden ingevoerd, maar er moet minstens een spatie staan tussen de betalings-ID zelf en het FI-crediteurennummer. Voorbeelden die geldig zullen zijn: +82302956 82302956

Als je leverancier moet worden betaald met een FIK-71-betaalkaart en je hebt Betaalmethode +71 geselecteerd en het nummer van de FI-crediteur ingevoerd in het veld Payment ID (betaal-ID), hoef je alleen de betaal-ID zelf in te voeren bij het boeken van de inkoopfactuur, bijvoorbeeld zoals hier getoond in een concept voor het boeken: De OCR-regel op de factuur van de leverancier wordt hieronder weergegeven. Het factuurnummer is '123'.

Hier is nog een voorbeeld waarbij de betalings-ID een reeks voorloopnullen heeft. Het is niet nodig om de voorloopnullen in te voeren, want het systeem voegt ze zelf toe:

Als het veld Payment ID leeg wordt gelaten bij de verkoper, moet de volledige betalings-ID worden ingevoerd bij het boeken van de inkoopfactuur. Het is niet nodig om de voorloopnullen in te voeren, het systeem zorgt er zelf voor dat ze worden ingevoegd. In dit voorbeeld is het factuurnummer het eerste deel van de betaal-ID.

Je kunt ook de hele OCR-regel van de PDF-factuur kopiëren naar het veld Betaling ID om te voorkomen dat je moet typen.

Automatisch ID-betalingen aanmaken instellen Om de gebruiksvriendelijkheid bij het registreren van leveranciersfacturen en leveranciersbetalingen verder te optimaliseren, is de optie geïntroduceerd om een leveranciersinstelling in te stellen zodat de betalings-ID niet handmatig hoeft te worden ingevoerd bij het boeken van inkoopfacturen. In het voorbeeld sturen we een leverancier facturen met de OCR-regel hieronder. De enige waarde die verandert is het factuurnummer. Het factuurnummer wordt daarom vervangen door het teken 'n'. In ons voorbeeld is het factuurnummer 5 cijfers '00123'. Het laatste cijfer '5' is een controlegetal dat het systeem zelf berekent.

Uniconta voegt automatisch het factuurnummer in dat is opgegeven op het factuuritem en voegt het controlecijfer toe. In het onderstaande voorbeeld hebben we een leverancier die een factuur heeft gestuurd met factuurnummer 7519258. Het eerste cijfer van het factuurnummer maakt geen deel uit van de betalings-ID, zoals je hieronder kunt zien. Het factuurnummer van zeven cijfers wordt ingevoerd tijdens de registratie. Uniconta zorgt ervoor dat het eerste cijfer wordt verwijderd bij het aanmaken van de betaal-ID.

Hier is een voorbeeld van hoe de factuur wordt geregistreerd in een boekhoudjournaal. Houd er rekening mee dat het veld Payment ID leeg is. Je hoeft alleen het factuurnummer in te voeren, omdat dit wordt gebruikt om de OCR-regel te maken.

FIK-masker kan ook worden gebruikt voor +75 en +04. Kortart +73 Kaartsoort +73 heeft geen betalings-ID in de vorm van een nummer, omdat deze kaartsoort de naam van de betaler geeft. De OCR-regel kan er als volgt uitzien.

Voer het verkopersnummer in het veld Payment ID van de verkoper in.

Hier is een voorbeeld van hoe de factuur wordt geregistreerd in een boekhoudjournaal.

Kortart +75 FIK75 lijkt erg op FIK71. Het verschil is dat de betalings-ID uit 16 cijfers bestaat en dat er een bericht naar de ontvanger kan worden geschreven. Er zijn dezelfde opties voor FIK mask etc. die werden besproken voor FIK71. In dit voorbeeld wordt alleen een factuurnummer opgegeven in de betalings-ID.

Het FIK-masker ziet er zo uit op de crediteur.

Kaart type +04 Giro 04 heeft een vaste betalings-ID en deze kan worden ingevoerd bij de leverancier zoals hierboven getoond. Merk op dat het niet nodig is om voorloopnullen op te geven.

In dit voorbeeld is de ID van de vaste betaling 65375998 en het controlecijfer 5.

Hier is een voorbeeld van hoe de factuur wordt geregistreerd in een boekhoudjournaal. Merk op dat de betaal-ID leeg is, omdat de betaal-ID wordt opgehaald bij de leverancier in verband met de betaling. de betaling.