Met behulp van itemnaamgroepen is het mogelijk om langere itemnamen/-omschrijvingen te maken of itemnamen/-omschrijvingen te vertalen naar een andere taal.
Met artikelnaamgroepen kun je ook het artikelnummer van de leverancier of klant toevoegen, zodat dit kan worden gebruikt op inkoop- of verkooporders.
Als je het veld Klant/leverancier artikelnummer toevoegt aan de orderregels, kun je je eigen artikelnummer opzoeken door het artikelnummer van de klant in dit veld in te voeren. De functie vereist dat het item Klant/leverancier artikelnummers is ingeschakeld onder Bedrijf/Onderhoud/Functies aan/uit en dat het veld Klant/leverancier artikelnummer is ingevuld op de regels in de artikelnaamgroep.
Selecteer Magazijnbeheer/Onderhoud/Voorraden naamgroepen
Let op! Dit menu-item verschijnt alleen als het vakje 'Klant/leverancier artikelnummer' is aangevinkt onder Bedrijf/Onderhoud/kenmerken aan/uit zetten. Met andere woorden, artikelnaamgroepen zijn onderdeel van de module Logistiek.
Hetzelfde geldt voor inkoopregels. Dat wil zeggen, als je een artikelnaamgroep hebt gemaakt met een opstelling zoals hierboven getoond en deze hebt gekoppeld aan een leverancier, kun je het artikelnummer van de leverancier invoeren in het veld Klant/leverancier artikelnummer op de inkooporderregel, en het systeem zal automatisch opzoeken welk artikelnummer in je artikelcatalogus staat.
Dit maakt het gemakkelijker om een inkoopfactuur van een leverancier in te voeren.
Op order- en inkoopregels kunt u vervolgens het EAN-nummerveld invoegen en het EAN-nummer van het artikel invoeren/scannen, waardoor de order-/inkoopregel wordt bijgewerkt met informatie over het artikel (artikelnummer, tekst, prijs, enz.).
Voor het opzoeken van EAN-nummers op order- of inkoopregels hoeft het veld Itemnaamgroep niet te worden ingevuld op de debiteur/crediteur voor de order/inkoop. de order/inkoop.
Als de reden voor de verschillende EAN-nummers te maken heeft met verschillende kleuren of iets dergelijks op het artikel, kun je in plaats daarvan verschillende EAN-nummers per variant opgeven met de knop Variantdetail op het artikeloverzicht.
Waar itemnaamgroepen gebruiken
- De lange artikelnamen/-omschrijvingen worden gebruikt op verkoop- en inkoopdocumenten.
- Het artikelnummer van de klant wordt gebruikt op de verkoopdocumenten en het artikelnummer van de leverancier wordt gebruikt op de inkoopdocumenten.
- In het veld Artikelnummer klant/leverancier op order-/inkoopregels kan je je eigen artikelnummer vinden door te zoeken op het artikelnummer van de klant/leverancier.
- Artikelnamen/omschrijvingen in een andere taal worden gebruikt op zowel verkoop- als inkoopdocumenten.
Een itemnaamgroep maken
Selecteer Magazijnbeheer/Onderhoud/Voedselnaamgroep Klik op 'Item toevoegen' in het menulint om een of meer itemnaamgroepen te maken. Een productnaamgroep bestaat uit een Naam en een Taal. Het veld Naam kan 30 tekens bevatten en Taal wordt geselecteerd uit een vervolgkeuzelijst. Versie-91 Erven van wordt ingevuld als itemnamen moeten worden geërfd van een andere lijst. Klik op 'Opslaan' in het menulint om de ingevoerde gegevens op te slaan. Om items te gebruiken op itemnaamgroepen, moeten ze worden toegewezen aan de itemnaamgroep. Dit doe je door te klikken op 'Lijnen' in het menulint, zie meer hieronder in 'Items toewijzen aan de itemnaamgroep'.Wijs de items toe aan de itemnaamgroep
Selecteer de gewenste artikelnaamgroep en klik op 'Lijnen' om de items toe te wijzen aan de aangemaakte artikelnaamgroep. Klik op 'Record toevoegen' om een regel te maken Selecteer het item uit het vervolgkeuzemenu in het veld 'Item Voer het onderdeelnummer van de klant of leverancier in als dit moet worden gebruikt. Voer een Omschrijving van het artikel in (dit verschijnt op de factuur voor de debiteuren/crediteuren waarbij deze artikelnaamgroep is geselecteerd) De beschrijving kan een langere beschrijving van een item zijn, tot 1000 tekens, of het kan een vertaling van een item zijn. Klik op 'Opslaan' in het menulint wanneer alle items zijn geselecteerd en beschreven. OPMERKING: Als u veel artikelnamen hebt die moeten worden vertaald of een andere beschrijving hebben, kunnen deze worden geïmporteerd in Uniconta. Uw dealer kan u hierbij helpen.
Een artikelnaamgroep toewijzen aan een debiteur/crediteur
Om gebruik te kunnen maken van een artikelnaamgroep, moet deze worden toegewezen aan de debiteur- en/of crediteurzijde. Een 'artikelnaamgroep' kan direct aan de debiteur of crediteur worden toegewezen, maar kan ook worden toegewezen aan de debiteurengroep of crediteurengroep, en last but not least worden gewijzigd op de inkoop-/verkooporder zelf. OPMERKING: de hiërarchie bij het gebruik van de artikelnaamgroep is als volgt: (hieronder beschreven voor debiteuren, maar ook van toepassing op crediteuren)- Als u de artikelnaamgroep selecteert op de debiteurengroep, wordt deze gebruikt op alle debiteuren die zijn toegewezen aan deze debiteurengroep bij het genereren van relevante documenten (offerte, orderbevestiging, leveringsbon of factuur).
- Als u een artikelnaamgroep selecteert op een debiteur, wordt deze gebruikt op die debiteur bij het genereren van relevante documenten.
- Als u een artikelnaamgroep selecteert op een debiteur waaraan ook een artikelnaamgroep is toegewezen aan de debiteurengroep, wordt de toegewezen artikelnaamgroep van de debiteur gebruikt bij het genereren van relevante documenten.
- Selecteer debiteur/debiteur
- Selecteer de gewenste debiteur en klik op 'Bewerken' in de menubalk,
- Selecteer in het veld 'Artikelnaamgroep' de artikelnaamgroep waaraan deze debiteur moet worden toegewezen.
- Klik op 'Opslaan' in de menubalk
Klant/leverancier artikelnummer veld
Op inkoop- en verkooporderregels staat een veld met de naam Klant-/leverancierartikelnummer. Dit veld kan worden gebruikt om naar je eigen artikelnummer te zoeken op basis van het artikelnummer van een klant of leverancier. Voorbeeld Als er een productnaamgroep met de naam Klant X is aangemaakt en er worden regels ingevoerd op deze productnaamgroep waarbij het veld Klant/leverancier artikelnummer is ingevuld, bijvoorbeeld zoals hieronder, dan kunt u op de verkooporderregel de waarde 1234 invoeren in het veld Klant/leverancier artikelnummer en Uniconta vult het veld Artikelnummer automatisch in met artikelnummer 11-01. Op standaard orderbevestigingen wordt het eigen artikelnummer van de klant weergegeven.
Hetzelfde geldt voor inkoopregels. Dat wil zeggen, als je een artikelnaamgroep hebt gemaakt met een opstelling zoals hierboven getoond en deze hebt gekoppeld aan een leverancier, kun je het artikelnummer van de leverancier invoeren in het veld Klant/leverancier artikelnummer op de inkooporderregel, en het systeem zal automatisch opzoeken welk artikelnummer in je artikelcatalogus staat.
Dit maakt het gemakkelijker om een inkoopfactuur van een leverancier in te voeren.
Verschijnt op factuur
De factuur voor die debiteur toont nu de bestelde artikelen in het Engels.
EAN-nummers en productnaamgroepen
Als je verschillende EAN-nummers op een artikel wilt invoeren, bijvoorbeeld als het artikel verschillende EAN-nummers kan hebben afhankelijk van waar het artikel is gekocht, dan kunnen de verschillende EAN-nummers op het artikel worden ingevoerd met behulp van de artikelnaamgroepen. Maak een artikelnaamgroep aan per EAN-nummer onder Magazijnbeheer/Onderhoud/Itempelnaamgroep en voer de verschillende EAN-nummers in door de knop Taal - artikelomschrijving te selecteren op het gewenste artikel in de artikelcatalogus. Vergeet niet om verschillende itemnaamgroepen te selecteren op de regels onder Taal - itembeschrijvingen, zoals hieronder getoond:
Op order- en inkoopregels kunt u vervolgens het EAN-nummerveld invoegen en het EAN-nummer van het artikel invoeren/scannen, waardoor de order-/inkoopregel wordt bijgewerkt met informatie over het artikel (artikelnummer, tekst, prijs, enz.).
Voor het opzoeken van EAN-nummers op order- of inkoopregels hoeft het veld Itemnaamgroep niet te worden ingevuld op de debiteur/crediteur voor de order/inkoop. de order/inkoop.
Als de reden voor de verschillende EAN-nummers te maken heeft met verschillende kleuren of iets dergelijks op het artikel, kun je in plaats daarvan verschillende EAN-nummers per variant opgeven met de knop Variantdetail op het artikeloverzicht.