Er kunnen meerdere boekhoudkundige concepten worden aangemaakt, elk met een eigen naam/aanduiding en doel (dagelijkse boekingen, betalingen, maandelijkse boekingen, bank, loonlijst, valuta, enz. Hieronder wordt beschreven hoe je de boekhoudkundige kladjes instelt en niet hoe ze worden opgemaakt (velden, volgorde, enz.). Dit wordt in een ander artikel behandeld. Het instellen van de boekhoudkundige tekenbladen geldt voor alle gebruikers, in tegenstelling tot de lay-outinstellingen die gelden per gebruiker per tekenbladnaam voor alle rekeningen.
Een boekhoudjournaal kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt en kan daarom worden ingesteld voor verschillende manieren van boeken. Bijvoorbeeld of het bonnummer automatisch moet worden geteld, of een BTW-code is toegestaan op zowel debet- als creditboekingen, enz.
Klad instellen
Boekhoudkundige concepten kunnen op de volgende plaatsen worden ingesteld:- Bij het maken van een concept
- Selecteer Financiën/Boekhouding/plaatsde cursor op het gewenste concept en selecteer de knop Conceptinstelling
- Selecteer Financiën/Boekhouding/Dubbelklikop het gewenste concept om de conceptbalken te openen, selecteer het tabblad Standaardwaarden en de knop Standaardwaarden.
Beschrijving van de knoppen
| Knop | Beschrijving knop |
| Wijzigingen opslaan | Wijzigingen opslaan en het scherm afsluiten |
| Wijzigingen annuleren | Annuleer wijzigingen en verlaat het scherm |
| Verwijder | Verwijder het huidige concept. Als je het concept verwijdert, zullen de boekingen die in dit concept zijn geboekt, worden verwezen naar een ander concept, bijvoorbeeld Dag. Je kunt niet alle klad verwijderen als er nog boekingen op de rekeningen staan. Er moet nog minstens één concept op de rekeningen staan. |
| Sjablonen | Lees hier meer over sjablonen ... |
| Layout | Lees hier meer over lay-outs ... |
Beschrijving van de velden
| Veld | Beschrijving veld |
| Ontwerp | Ontwerp-ID. Kan vrij worden gewijzigd. Alle geboekte concepten en hun invoer worden overeenkomstig gewijzigd. Het is dus geen probleem om een draft een andere naam te geven. |
| Conceptnaam | Conceptnaam, een beschrijvende naam voor de concept-ID. |
| Nummerreeks | Het veld wordt gevuld met een getallenreeks. Er moet een nummerreeks worden opgegeven en de nummerreeksen worden aangemaakt en onderhouden onder Financiën/Onderhoud/Bijlage nummerreeksen. Meerdere concepten kunnen dezelfde nummerreeks delen als je bijvoorbeeld de boeking van financiële vouchers verdeelt in meerdere concepten per type of gebruiker. Opmerking! Als meerdere boekhoudkundige concepten dezelfde nummerreeks gebruiken en een concept niet onmiddellijk wordt geboekt en u een ander concept invult, zullen de boekingen dezelfde nummers gebruiken. U mag de bestel- en inkoopdocumentreeksen niet gebruiken voor de boekhoudkundige concepten. De naam van de nummerreeks van een concept mag ook niet worden gewijzigd nadat het concept in gebruik is. |
| Handmatige toewijzing | JA / het veld is aangevinkt
Als je de velden voor de nummerreeks hebt ingevuld in de opzet van het concept, zoals in het onderstaande voorbeeld, wordt het veld Bonnummer weergegeven in het concept, maar wordt het veld Bonnummer niet automatisch ingevuld, maar moet het handmatig worden ingevuld.TIP! Als je de onderstaande instellingen gebruikt en een bijlagenummer invoert op de eerste regel van je concept, kun je het systeem automatisch bijlagenummers laten toekennen aan de andere regels in het concept door de knop Extra/Nummering bijlagen in het concept te selecteren.  NEE / velden zijn niet aangevinkt
Als u het veld Handmatige toewijzing niet aanvinkt bij het opstellen van het concept, d.w.z. als u de velden van de nummerreeks hebt ingevuld zoals in het onderstaande voorbeeld, wordt het veld Vouchernummer weergegeven in het concept en wordt het veld Vouchernummer automatisch ingevuld met het eerstvolgende nummer uit de geselecteerde nummerreeks.
TIP! Als je de onderstaande instellingen gebruikt en een ingevoerde regel in het concept verwijdert, zal er een "gat" ontstaan in je documentnummerreeks. Door echter in het concept de knop Extra/Nummering bijlagen te selecteren, kun je het systeem de bijlagen in het concept opnieuw laten nummeren, zodat er geen gaten in de nummerreeks zitten.
 |
| Toewijzing van het bijlage nummer tijdens het plaatsen van het concept | Als u dit selectievakje inschakelt, wordt het bijlageveld verborgen in het concept en is het niet mogelijk om het toe te voegen via lay-outwijzigingen. Als dit selectievakje is ingeschakeld, worden automatisch bijlagenummers toegewezen bij het posten van het concept. In het onderstaande veld Toepassingsnummer toewijzen kunt u kiezen hoe het bijlagenummer moet worden toegewezen bij het posten. |
| Bijlage nummer toewijzen | Dit veld kan alleen worden ingevuld als je het veld Bijlage nummer toewijzen hebt aangevinkt onder 'Postontwerp'. In het veld Vouchernummer toewijzen kun je kiezen hoe je de vouchers wilt toewijzen: Nulsaldo is geselecteerd als je wilt dat het documentnummer verandert wanneer het saldo in het klad naar 0 gaat. Er wordt slechts één documentnummer geselecteerd als het hele concept met hetzelfde nummer moet worden geboekt. Per regel is geselecteerd als je wilt dat het nummer van de bijlage verandert voor elke regel in het concept. Opmerking! Als je niets kunt selecteren in het veld Bijlage(n) toewijzen, komt dat omdat je bent vergeten het vinkje te verwijderen uit het veld Handmatige toewijzing. |
| Geblokkeerd | Het klad is geblokkeerd voor berichten. Wordt gebruikt als het concept niet meer gebruikt mag worden. Het is niet mogelijk om een klad te verwijderen dat is gepost, dus moet het worden geblokkeerd. |
| Automatisch opslaan | Stel dit in om het klad automatisch en continu op te slaan |
| Regels verwijderen na het plaatsen | Alle regels worden verwijderd wanneer ze worden geboekt. Als het vakje niet is aangevinkt, blijven de regels in het concept staan, dat wordt beschouwd als een "doorlopend concept" waarin boekingen steeds opnieuw kunnen worden geboekt (maar met een nieuwe datum en een nieuw bonnummer), wat handig is voor terugkerende boekingen. Dit is handig voor terugkerende boekingen. Bijvoorbeeld een salarisjournaal. |
| BTW-code voor zowel de rekening als de tegenrekening | Het is mogelijk om een btw-code in te voeren voor zowel de rekening als de tegenrekening. Praktisch in verband met met re-postings van de accountant aan het einde van de periode, waarbij posten van de ene financiële rekening naar de andere moeten worden verplaatst en beide een btw-code hebben. Maar een valkuil om te markeren voor dagelijkse boekingen, waarbij vaak slechts één van de rekeningen een btw-code nodig heeft. |
| Gebruik de BTW-code van Debiteur & Crediteur | Als dit is ingesteld, wordt de btw-code van Debiteur & Crediteur gebruikt in het concept. OPMERKING! Als je dit vakje aanvinkt en een concept invoert, moet je eerst de financiële rekening selecteren en de debiteuren/crediteurenrekening als tegenrekening. Lees hier meer onder Debiteuren- en crediteurenadministratie. |
| BTW-berekeningsmethode | Als "BTW invoer genereren" is geselecteerd, wordt de BTW berekend. Dit is de standaard en moet altijd worden gebruikt, tenzij er speciale overwegingen zijn, zoals de volgende twee keuzes. Als "Geen" wordt geselecteerd, wordt de btw NIET berekend in het concept, maar wordt het bedrag dat Uniconta zou hebben berekend weergegeven op de boeking. Het bedrag wordt niet overgeboekt naar de btw-rekeningen. Als je "Ingevoerd btw-bedrag" selecteert, wordt er GEEN btw berekend in het concept, maar verschijnt het bedrag dat is ingevuld in het veld "Ingevoerd btw-bedrag" op de boeking. Het bedrag wordt niet overgebracht naar de btw-rekeningen. De laatste twee zijn bedoeld voor het importeren van gegevens waarbij btw wordt berekend. Opmerking! Het is niet nodig om een teken voor het btw-bedrag in te voeren in het veld "Ingevoerd btw-bedrag ", omdat het systeem automatisch hetzelfde teken gebruikt als op de regel. Opmerking: Vergeet niet om geen dagelijkse boekingen zonder btw te posten. Als je de artikelen in het concept simuleert, worden de btw-code en het btw-bedrag op de kostenregel nog steeds weergegeven, maar er zijn geen gesimuleerde regels met boekingen in de rekening voor bijvoorbeeld Inkomende btw. |
| Genereer bedrag in tegenboeking | Hier kun je kiezen of een nieuwe regel automatisch de onbalans in de kolom Bedrag moet voorstellen, zodat de regel de klad naar 0 brengt. |
| Toon blanco datum bij onbalans | Het datumveld op volgende regels wordt leeg gelaten als er een onbalans is en wordt beschouwd als behorend bij de eerste regel hierboven met een datum. |
| Spring naar 'Account' op onbalans | Als het veld is aangevinkt, springt de cursor rond de datum en bijlage en direct naar het veld 'Rekening' op de volgende regel als er een onbalans is in de klad. Dit is een snelle manier om boekingen in te voeren in de klad zonder tegenrekening. |
| Zet 'leeg rekeningveld' in de wacht | Als het rekeningveld leeg is, staat de regel in de wacht en wordt deze niet geboekt of worden er geen fouten gemeld. |
| Conceptregel moet worden goedgekeurd voor plaatsing | Als dit is geselecteerd, kan de kassalade goedkeuring gebruiken. Dan krijgen alle regels een kolom "goedgekeurd". Regels worden dan alleen geboekt als ze zijn goedgekeurd. |
| Referentie toevoegen aan fysieke bon bij betaling | Als dit is ingesteld, volgt de fysieke bon uit de inbox de factuur naar de betaling. |
| Plaatsingsdatum principe | "Datum van regel": datum van bijvoegsel moet worden ingevoerd 'Plaatsingsdatum = vandaag': Alle bonnen worden geboekt per computerdatum. Het datumveld wordt verborgen in het concept. 'Boekingsdatum voor de run': Alle bonnen worden geboekt volgens de geselecteerde datum die is ingevoerd bij het boeken. Het datumveld wordt verborgen in het concept. |
| Bevestig 'Egalisatiebedrag gebruiken | Als er een verschil is tussen het bedrag in de regel en de items die je hebt geselecteerd met F8, wordt je gevraagd of je het geëgaliseerde bedrag wilt gebruiken.
 |
| Controle of factuurnummer wordt gebruikt | Als dit is ingesteld, wordt er een foutbericht weergegeven bij het controleren van het ontwerp als er al een factuur met hetzelfde bedrag en hetzelfde factuurnummer is geboekt bij dezelfde debiteur/crediteur. De controle geldt drie maanden terug. |
| Bedrag per datum moet nul zijn | Het ontwerp moet per datum optellen. Als hieraan niet wordt voldaan, krijgt de gebruiker de foutmelding "De som per datum is niet nul". Lees hier meer in onze vraag- en antwoordgids. |
| Totaal per voucher moet nul zijn | Het concept moet per bijlage worden geteld. Als hieraan niet wordt voldaan, krijgt de gebruiker de foutmelding "Het totaal per bijlage is niet nul". Lees hier meer in onze vraag- en antwoordgids. |
| Afstemmingsrekeningen | Inventarisrekeningen tonen lopende saldi voor de opgegeven rekeningen in het concept op het moment dat ze worden geboekt. De 'Afstemmingsrekening' wordt weergegeven op de boekhoudregel in de kolom 'Afstemmingssaldo'. Geeft uw afstemmingssaldo een onjuist saldo weer? Lees hier meer. Alle andere afstemmingsrekeningen worden onderaan het concept weergegeven in de valuta van het bedrijf. De inventaris verandert regel voor regel terwijl je het ontwerp plaatst of doorbladert. Inventarisrekeningen zijn, net als alle andere instellingen, alleen van toepassing op de huidige conceptnaam. Als een valutarekening (rekeningtype Bank, Debiteur, Crediteur) is ingesteld als afstemmingsrekening, is het mogelijk om het bedrag van de rekening af te stemmen in valuta als de bedragen worden geregistreerd in de velden Debet (Valuta), Credit (Valuta) of Bedrag (Valuta). Lees hier meer onder "Post in vreemde valuta". Opmerking: Afstemmingsrekeningen werken alleen samen als de btw-berekeningsgrondslag Nettobedrag is. |
| Standaardwaarden | Rekeningtype, rekening en BTW zijn standaardwaarden die automatisch worden ingevuld per regel in het concept. Handig, bijvoorbeeld in verband met bankimporten, dat de tegenrekening altijd de bankrekening is. Of in verband met met betalingen dat het Rekeningtype altijd Debiteur is. Standaardwaarden kunnen altijd worden overschreven in het ontwerp. |
| Afmetingen | Wordt alleen weergegeven als afmetingen zijn gemaakt en geactiveerd. Voorgestelde afmetingen kunnen altijd worden overschreven in het ontwerp. |