Gebruikers beheren - het overzicht onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Gebruikers beheren toont een overzicht van de gebruikers die toegang hebben tot de geselecteerde accounts.
Het lokale menu bevat:
Knoppen in het pop-upmenu:
Naast de getoonde knoppen werkt "Ctrl+S", waarmee de wijzigingen in dit scherm worden opgeslagen.
Gebruiker toevoegen
In het overzicht is het mogelijk om gebruikers toe te voegen en te verwijderen en om verschillende gebruikersrechten te definiëren.
Bestaande gebruiker toevoegen
Als je een bestaande standaardgebruiker toegang wilt geven tot de accounts, selecteer je de knop"Gebruiker toevoegen" en vervolgens "Standaardgebruiker".
De gebruikersrol kan van elk type zijn. Standaard, Univisor, Reseller enz.
Hier vink je het veld Bestaand aan , voer je de aanmeldings-ID in en selecteer je welke gebruikersrechten de gebruiker moet hebben: De gebruikersrechten kunnen worden gekopieerd van een andere gebruiker.
Selecteer vervolgens de knop OK en vervolgens de knop Bijwerken op het lint
Nu kun je in het overzicht zien dat de nieuwe gebruiker is toegevoegd aan de lijst.
Let op! Als je een Univisor/accountant-gebruiker bent, kun je in het bovenstaande scherm niet kiezen voor Nieuw aanmaken of Bestaand . Het systeem gaat ervan uit dat dit een bestaande gebruiker is. Gebruikers moeten door de Univisor worden aangemaakt onder Beheerder/Alle gebruikers. Lees hier meer hierover
Nieuwe gebruiker toevoegen/creëren
Let op! Alleen de eigenaar van de account kan hier nieuwe gebruikers aanmaken.
Als een standaardgebruiker een eigen gebruikerstoegang tot Uniconta wil aanmaken, kan dit vanaf onze website: Gebruiker aanmaken. Dan moet de gebruiker toegang krijgen tot de accounts zoals hierboven beschreven in de paragraaf "Bestaande gebruiker toevoegen".
Als u een gloednieuwe Uniconta-gebruiker wilt aanmaken en toegang wilt geven tot uw accounts, selecteert u de knop"Gebruiker toevoegen" en vervolgens "Standaardgebruiker" . Hier vinkt u het veld Nieuwe gebruiker aanmaken aan en selecteert u de knop OK.
Nu moet je informatie over de nieuwe gebruiker invullen. Kies een verstandige login-ID, voer een veilig wachtwoord, de naam en het e-mailadres van de gebruiker in: Opmerking! Zowel login-ID als wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig.
Selecteer de knop Opslaan op het lint als alle velden zijn ingevuld.
De gebruikersrechten moeten nu worden geselecteerd. In de volgende stap is het ook mogelijk om verdere wijzigingen aan te brengen in de gebruikersrechten.
Selecteer de knop OK.
Nu is het mogelijk om specifieke wijzigingen aan te brengen in de gebruikersrechten. Als dit is gebeurd, selecteer je weer OK.
Het is nu mogelijk om het eigendom van de accounts te wijzigen naar de nieuwe gebruiker. Selecteer Ja als dit gewenst is, selecteer anders Nee.
Selecteer de knop Vernieuwen op het lint om de gebruikerslijst bij te werken zodat je de nieuwe gebruiker in het overzicht kunt zien.
De gebruiker moet nu op de hoogte worden gebracht van de gebruikersnaam en het wachtwoord om in te kunnen loggen. Als je het vakje E-mail verzenden hebt aangevinkt toen je de gebruiker aanmaakte, wordt er automatisch een e-mail naar de gebruiker gestuurd met de gebruikersnaam.
Werk app gebruiker toevoegen aan boekhouding
Hier wordt een Werk app gebruiker aangemaakt. Een Eenvoudige urenregistratie gebruiker is een gebruiker die alleen werkuren kan registreren in Uniconta. Lees meer hier en hier
Een gebruiker voor tijdregistratie toevoegen aan de boekhouding
Dit type gebruiker kan alleen worden aangemaakt als de eigenaar een standaard gebruiker is. Een tijdregistratiegebruiker wordt als Uniconta-gebruiker aangemaakt via onze website Gebruiker aanmaken of door te klikken op Tijdregistratiegebruiker aanmaken. De gebruiker krijgt toegang tot de accounts met volledige rechten.
Om van een bestaande gebruiker een Tijdregistratie gebruiker te maken, doe je het volgende:
Plaats vervolgens de cursor op de gebruiker in het overzicht van gebruikers met toegang tot de accounts onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Gebruikers beheren, selecteer de knop Menu-indeling en wijzig het vaste profiel in 'Projectregistraties' en selecteer de knop Opslaan naar band.
De gebruiker is nu verbonden met de accounts als een tijdregistratiegebruiker en heeft alleen de rechten om te zien/doen waartoe het tijdregistratieprofiel toegang geeft.
Doe het volgende om een nieuwe gebruiker aan te maken:
Voer de informatie in en druk op "Opslaan". De gebruiker is nu correct aangemaakt.
Gebruiker voor facturering toevoegen aan boekhouding
Lees hier meer over het maken van een factureringsgebruiker.
Dit type gebruiker kan alleen worden aangemaakt als de eigenaar een boekhoudkundige gebruiker is. Een factureringsgebruiker wordt als Uniconta-gebruiker aangemaakt via onze website Gebruiker aanmaken of zoals hierboven beschreven in het gedeelte "Nieuwe gebruiker aanmaken/toevoegen". De gebruiker krijgt toegang tot de boekhouding met volledige rechten. Opmerking! Als je een univisor bent en bent ingelogd met je univisor-gebruiker, moet de gebruiker ALLEEN via onze website worden aangemaakt, anders wordt de nieuwe gebruiker ook als univisor aangemaakt.
Plaats vervolgens de cursor op de gebruiker in het overzicht van gebruikers met toegang tot de rekeningen onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Beheer gebruikers, selecteer de knop Menuopmaak en wijzig het vaste profiel in 'Factuur' en selecteer de knop Opslaan naar band.
De gebruiker is nu verbonden met de boekhouding als een factureringsgebruiker en heeft alleen rechten om te zien/doen waartoe het factureringsgebruikersprofiel toegang geeft.
Doe het volgende om een nieuwe gebruiker aan te maken:
Voer de informatie in en druk op "Opslaan". De gebruiker is nu correct aangemaakt.
Gebruiker toevoegen aan boekhouding
Viewer - IESBA Code of Ethics Op 15 december 2024 treedt een aantal wijzigingen in de IESBA Code of Ethics in werking. De wijzigingen hebben betrekking op het gebruik van technologie door bevoegde openbare accountants, onder andere met betrekking tot de boekhoudsoftware die zij gebruiken namens hun cliënten.
We hebben dit probleem nu opgelost zodat het voldoet aan de regels voor onafhankelijkheid van de accountant. Er kan nu een viewer-gebruiker worden aangemaakt op een klantaccount die boekhoudgegevens kan bekijken en lezen in een back-upbestand. Dit is een kopie van de factuurgebruiker, dus deze gebruiker kan alleen worden toegewezen door een Univisor.
Kopieën van een ander bedrijf
Met deze functie is het mogelijk om ALLE gebruikers van een account te kopiëren. Er verschijnt een nieuw venster waarin het bedrijf wordt geselecteerd van waaruit moet worden gekopieerd. Als het bedrijf is geselecteerd en je op 'OK' drukt, worden alle gebruikers naar het bedrijf gekopieerd.
Gebruikersrechten voor speciale functies instellen - Overige instellingen
Versie-94
Als "Verberg kostprijzen" is ingesteld, kan de gebruiker niet kiezen om kostprijzen toe te voegen aan lay-outs waar het voorheen mogelijk was om kostprijzen of DB te tonen.
OPMERKING: Als je lay-outs met kostprijzen hebt opgeslagen, moeten deze worden verwijderd voordat de functie van kracht wordt.
Als je het vakje "Intern project verbergen" aanvinkt, worden berichten over projecten waarvan de projectgroep is ingesteld op "Niet factureerbaar" verborgen. Lees hier meer.
Als "Blokkeer wijzigingen in lay-out" is ingesteld, wordt het recht van de gebruiker om lay-outs op te slaan verwijderd.
Als de gebruiker de opmaak probeert op te slaan, wordt deze foutmelding weergegeven.
Als "Goedkeuring van crediteurenbetalingsinformatie toestaan" is geselecteerd, kan de gebruiker betalingsinformatie wijzigen in"Crediteurenbetalingsvoorstel".
Als "Credit max override toestaan" is geselecteerd, mag de gebruiker de credit max van de klant/debiteur overschrijden bij het factureren.
Gebruiker verwijderen (gebruikerstoegang tot boekhouding verwijderen)
Om de toegang van een gebruiker tot een account te verwijderen, selecteer je de gebruiker in het overzicht onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Gebruikers beheren en selecteer je de knop Gebruiker verwijderen.
Opmerking! De gebruiker wordt alleen verwijderd uit het account. Gebruikers worden niet verwijderd uit Uniconta, omdat de gebruiker toegang kan hebben tot andere accounts waartoe hij toegang zou moeten blijven hebben. Dat wil zeggen dat de gebruiker nog steeds toegang heeft tot alle andere accounts waar zijn gebruikers-ID staat vermeld onder Gebruikers beheren.
Gebruikersrechten
Hier kunnen de rechten van de gebruiker worden bekeken en gewijzigd.
Lees meer onder profielen.
Tabel rechten
Lees meer onder profielen.
Toegang tot het veld
Versie-94 Hier kunnen de rechten van de gebruiker op veldniveau worden bekeken en gewijzigd.
Lees meer onder profielen.
Blokkeerfuncties
Lees meer onder profielen.
Rapporten blokkeren
Lees meer onder profielen.
Lees hier meer over de administratie van toegang voor auditors.
Gebruikersrechten en profielen
Om de gebruikersrechten voor de individuele gebruiker te bekijken, selecteert u de gebruiker in het overzicht onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Beheer gebruikers en selecteert u de knop Gebruikersrechten.
Dit toont alle rechten die de gebruiker heeft en alleen de eigenaar van de accounts kan deze wijzigen.
Bij het aanmaken of toewijzen van een nieuwe gebruiker aan een account met volledige rechten, zien de rechten van de gebruiker eruit zoals in de onderstaande afbeelding.
Tips voor het instellen van gebruikersrechten!
Om het Dashboard-rapport te kunnen gebruiken, moet je ten minste leestoegang hebben tot Fiscaal jaar.
Om rekeningafschriften van debiteuren/crediteuren af te drukken, moet je schrijftoegang hebben tot zowel de debiteur als de crediteur.
Om een fysieke bon te kunnen verwijderen, moet je volledige toegang hebben tot 'Fiscaal jaar'.
Om te kunnen posten in Uniconta, en dit geldt voor verkopen, aankopen, concepten, zowel financiële als voorraad- en projectdeposito's, moet je schrijftoegang of volledige toegang hebben tot 'Dagelijkse conceptboekingen'.
Om bijlagen te kunnen bekijken, moet je schrijftoegang of volledige toegang tot 'Stamgegevens' hebben.
Om factuurregelsjablonen te kunnen maken, moet je minimaal schrijftoegang hebben tot de stamgegevens. Om factuurregelsjablonen te kunnen verwijderen, moet je volledige toegang tot de stamgegevens hebben.
Vaste profielen
Let op! Om profielen aan te maken in Uniconta, moet u de functie inschakelen onder Bedrijf/Onderhoud/Acties in- en uitschakelen.
Er zijn 3 opties om de toegang van gebruikers tot functionaliteiten te beperken:
- Onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Gebruikers beheren. Onder de knop Gebruikersrechten kunnen per gebruiker rechten worden toegekend aan gebieden (volledig, schrijftoegang, leestoegang, geen toegang).
- Onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Profielen. Profielen beperken de toegang tot schermen, functies, rapporten en meer. Merk op dat profielen geen rechten beperken. Profielen kunnen in tweeën worden verdeeld.
- Vaste profielen (onder de knop Menu lay-out zijn dat 'Tijdregistratie' en 'Factuur'. Let op! Deze twee profielen kunnen niet worden gewijzigd.
- Vast profiel 'niets'. Hier kan een profiel individueel worden ingesteld onder profielen.
- Onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Gebruikers beheren. Met de knop Menu-indeling kun je een heel tabblad in het hoofdmenu voor een gebruiker verwijderen
Kortom, gebruikersrechten bepalen wat de gebruiker kan doen en profielen bepalen wat de gebruiker kan zien. Een gebruiker die bijvoorbeeld via profielen geen fysieke bijlagen (inbox) kan zien, kan via de app toch een factuur in de inbox plaatsen als de gebruiker volledige gebruikersrechten voor de inbox heeft.
Om een vast profiel te maken, klik je op 'Menu lay-out' in het pop-up menu en selecteer je een vast profiel zoals in de schermafbeelding hieronder.
Menu-indeling
Om een vast profiel te maken, selecteer je de knop Menu lay-out op het lint en selecteer je een vast profiel zoals in de schermafbeelding hieronder.
In het veld Menu kan een aangepaste menulay-out worden toegewezen aan de individuele gebruiker. Aangepaste menulay-outs worden gemaakt onder Tools/Menus/Menu lay-outs. De selectie in het veld Menu in de schermafbeelding hieronder is te zien in het overzicht Gebruikers beheren in het veld Hoofdmenu, waardoor het eenvoudiger is om te zien welke gebruikers aan welke menu's zijn toegewezen.
De keuzes hier hebben ook betekenis in Uniconta Assistent
| Menu | |
| Financiën | De selectie heeft geen betekenis in de app. Bijlagen kunnen altijd worden verzonden en goedgekeurd. |
| Debiteur | Als deze optie niet is aangevinkt, wordt het menu-item Debiteur niet weergegeven in de app. |
| Verkoper | Als deze optie niet is aangevinkt, wordt het menu-item Accounts Payable niet weergegeven in de app. |
| Magazijnbeheer | Als deze optie niet is aangevinkt, wordt het menu-item Magazijnbeheer niet weergegeven in de app. |
| Project | Als deze optie niet is aangevinkt, wordt het menu-item Project niet weergegeven in de app. |
| Bedrijfsnaam | Heeft geen betekenis in app |
| Gereedschap | Heeft geen betekenis in app |
| CRM | Maakt niet uit in app |
| Dashboard | Heeft geen betekenis in app |
Menu's op maat
Het is ook mogelijk om uw eigen menu's te coderen in Uniconta, hier geselecteerd in het veld 'Menu'.
Deze menu's worden gecodeerd onder Tools/Main menu/Menu layout. Lees hier meer.
Verander eigenaar
Als je de eigenaar van een account bent, maar om de een of andere reden de eigenaar van het account wilt wijzigen, moet je de gebruiker die de toekomstige eigenaar wordt selecteren in het overzicht onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Gebruikers beheren en de knop Eigenaar wijzigen selecteren.
Het eigenaarschap wordt dan overgeschakeld naar de geselecteerde gebruiker. Alleen de huidige eigenaar kan het eigenaarschap van de accounts wijzigen.
Ontvangers van meldingen
Versie-94 Selecteer de meldingen waarop de gebruiker zich wil abonneren. Lees hier meer
Vervaldatum bijwerken
Het is nu mogelijk om een vervaldatum in te stellen voor een gebruiker. Dit kan worden gedaan wanneer een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd of het kan worden ingesteld/gewijzigd op een bestaande gebruiker. Wanneer de datum verstrijkt, wordt de gebruiker verwijderd uit het bedrijf in kwestie.
Onder Bedrijf/Gebruikersrechten/Gebruikers beheren staat het veld 'Vervaldatum' bij het toevoegen van een gebruiker. Hier kun je een vervaldatum voor de gebruiker instellen als hij of zij maar een beperkte tijd toegang tot het bedrijf mag hebben.
Om een vervaldatum in te stellen voor een bestaande gebruiker, tikt u in de kolom 'Vervaldatum' naast de gebruiker en selecteert u een datum in de kalender. Zodra de datum is ingesteld, tikt u op 'Vervaldatum bijwerken' op het lint.
Standaardrekeningen instellen
Stel het standaardaccount voor de gebruiker in. Dit moet worden ingesteld als Uniconta Assistant wordt gebruikt, omdat de functionaliteit wordt ingeschakeld bij het starten van Assistant. Lees hier meer.
Eigenaar van
Versie-94 Toont de bedrijven waarvan de gebruiker de eigenaar is.
Gebruiker van
Versie-94 Toont de bedrijven waaraan de gebruiker is gekoppeld.
2-factor login.
Als de gebruiker 2-factor login gebruikt, kan dit hier in Grid uitgeschakeld worden door het vinkje naast de gebruiker te verwijderen.
