De lay-out van een factuur en andere documenttypes die vanuit Uniconta worden verzonden, kunnen worden aangepast aan de look die u voor uw bedrijf wenst. Het onderstaande voorbeeld is gebaseerd op een factuurlay-out, maar dezelfde aanpak kan ook worden gebruikt voor andere soorten lay-outs zoals offertes, leveringsbonnen, orderbevestigingen, enz.
De lay-out van een factuur kan op twee manieren worden georganiseerd in Uniconta. De ene is via eenvoudige lay-outkeuzes, waarbij je bepaalt waar op de lay-out je bepaalde informatie wilt hebben. Deze opzet wordt gedaan onder Debiteur/Onderhoud/Factuurlay-out. Dit artikel is gebaseerd op de eenvoudige lay-outkeuze.
Als u meer geavanceerde lay-outopties nodig hebt en eventueel codes wilt toevoegen zoals "IF-THEN-ELSE", moet de factuurlay-out worden ontwikkeld via de rapportgenerator van Uniconta, die u kunt vinden onder Tools/Reportgenerator/Gebruikersrapporten. Lees hier meer hierover.
Workflow voor factuurlay-out. factuur layout
- Een factuurlay-out aanpassen onder Debiteuren/Onderhoud/Factuurlay-out
- Maak een e-mailinstelling onder Bedrijf/Onderhoud/E-mailinstelling en Debiteuren/Onderhoud/E-mailinstellingom te definiëren hoe de e-mail eruit moet zien wanneer je facturen per e-mail verstuurt.
- Maak of pas lay-outgroepen aan die de gewenste lay-out en de set-up e-mails verzamelen. Lay-outgroepen zijn te vinden onder Debiteuren/Onderhoud/Lay-outgroepen.
Video's voor factuurlay-out
Snelle factuur inclusief e-mailinstelling en factuurlay-out
Een bestaande lay-out maken of aanpassen
Uniconta is gebouwd met drie verschillende lay-outs die je kunt gebruiken of waarop je je eigen lay-out kunt baseren.
- Standaard inclusief ruimte voor logo rechtsboven in het ontwerp.
- Advanced 01 bevat ruimte voor het logo linksboven in het ontwerp. Advanced 01 bevat ook de velden voor het verzendadres.
- Advanced 02 bevat ruimte voor het logo rechtsboven in het ontwerp. Advanced 02 bevat ook de velden voor het verzendadres.
Alle drie de ontwerpen zijn beschikbaar voor vijf verschillende documenttypes.
Als je een mooie lay-out hebt ontworpen en je wilt die opnieuw gebruiken voor een ander rapport, selecteer dan lay-out kopiëren in het menu.
Hieronder staat de inhoud van een standaardfactuur (Standard - Invoioce), die is geselecteerd bij het maken van een Uniconta.
Coördinatensysteem voor de factuurlay-out
De eenvoudige factuurlay-out is gebaseerd op een coördinatensysteem (rij, kolom).
Op een staande A4-pagina heb je (1, 1) linksboven en (150, 130) rechtsonder. 130 is het laatste teken op de pagina, maar het is niet aan te raden om meer dan 100/110 te gebruiken, omdat de tekst dan waarschijnlijk niet op een afdruk komt.
Merk op dat het in Factuuropmaak ook mogelijk is om teksten vanuit het niets te schrijven.
[caption id="attachment_11533" align="aligncenter" width="600"]
Factuurlay-out, instelling in coördinatensysteem[/caption]
Factuurlay-out aanpassen
Als je de huidige factuurlay-out wilt aanpassen, volg dan de onderstaande stappen als de factuurlay-out die je gebruikt is gemaakt met de eenvoudige lay-outkeuzes.
Als je factuurlay-out is gemaakt via onze rapportgenerator, moet je de lay-out aanpassen via Extra/Rapportgenerator/Gebruikersrapporten. Lees hier meer hierover.
- Selecteer lay-out debiteuren/onderhoud/facturen
- Plaats de cursor op de lay-out die in het veld Documenttype = Factuur en waar het veld Standaard is aangevinkt
- Selecteer de knop Bewerken
- In het scherm dat wordt geopend, kun je bijvoorbeeld het lettertype wijzigen en de waarden in geselecteerde velden wijzigen om te bepalen of bepaalde informatie wel of niet moet worden afgedrukt op je lay-out en, zo ja, waar deze op de afdruk moet worden geplaatst. Als je bijvoorbeeld de velden invult zoals hieronder wordt beschreven, ziet je factuurlay-out eruit zoals hieronder wordt weergegeven.
Het veld Naam is de naam van de factuurlay-out. Het veld Documenttype is ingevuld met de waarde 'Factuur', omdat dit is gebaseerd op een factuurlay-out.
Je kunt kiezen of de factuurlay-out liggend moet zijn in plaats van staand, of je een watermerk met een tekst of een afbeelding wilt en welk lettertype je wilt gebruiken op de factuurlay-out.
Lees hier meer over watermerken. - Onder het kopje Orderregels (kolom) definieer je de positie van de velden op de order/factuurregels.Als je bijvoorbeeld geen artikelnummers wilt afdrukken op je factuurregels, kun je 0 invoeren in het veld Item en de waarde in het veld Tekst wijzigen van 1 in 14 om aan te geven dat de Tekst moet beginnen bij 1 in het coördinatensysteem dat eerder in dit artikel is beschreven.Als je meer ruimte voor tekst wilt op de order/factuurregels, kun je bijvoorbeeld aangeven dat Hoeveelheid moet beginnen bij 65 en/of dat Tekst moet beginnen bij 8.
- Onder het kopje Positie (rij en kolom ) definieert u de positie van andere informatie op de lay-out.
In het onderstaande voorbeeld zie je dat Adres en Bedrijfsadres beide worden afgedrukt in rij 22, maar de ene wordt geplaatst in kolom 3 en de andere in kolom 80, d.w.z. het adres van de klant op de factuur wordt afgedrukt aan de linkerkant van het papier en het adres van het bedrijf wordt afgedrukt aan de rechterkant van het papier. Als er velden zijn die je niet wilt afdrukken, stel je de waarden gewoon in op 0.
Als er velden zijn waarvoor u meer ruimte in de breedte wilt, zoals het adres van de klant, zorgt u er gewoon voor dat de informatie die u op dezelfde regel (rij) afdrukt later begint, d.w.z. verplaatst naar een hoger kolomnummer of verplaatst naar een geheel andere locatie op de lay-out.U kunt ook definiëren waar uw logo op de lay-out moet worden geplaatst. Lees hieronder in een aparte sectie meer over hoe u het logo kunt uploaden naar uw accounts in Uniconta. Lees hier welke afleveradressen worden afgedrukt op facturen wanneer u onze standaard 'Factuur layout' gebruikt.
Lees hier meer over afleveradressen op andere documenten wanneer u factuuraccounts gebruikt.
- Onder het kopje Vrije tekst kun je verschillende vrije tekstregels invoeren die onderaan de factuurlay-out moeten worden weergegeven. Zie het onderstaande voorbeeld.
Voorbeeld van factuurlay-out als de bovenstaande instelling is geselecteerd: 
Logo toevoegen aan factuurlay-out
Logo moet worden toegevoegd onder Bedrijf/Bedrijfsgegevens/Bedrijfsafbeeldingen
Hier heb je de keuze uit 3 logotypes:
- Werkbalk (links bovenaan Uniconta)
- Pictogram (niet gebruikt)
- Logo (Gebruikt voor documenten in Uniconta, bijv. facturen, bestelformulieren, enz.)
JPG, GIF en PNG afbeeldingsbestanden worden ondersteund
Vervolgens kun je het logo op de factuurlay-out plaatsen door waarden in te voeren in het veld Logo. Je kunt ook aangeven hoe groot het logo op de lay-out moet worden in de velden Logohoogte en Logobreedte . Zie hieronder in het artikel hoe je je lay-out kunt testen.
Watermerk op lay-out
Lees hier hoe je een watermerk maakt...
Test je factuurlay-out
Om te testen hoe je factuur eruitziet, kun je de snelle factuurfunctie gebruiken en gewoon een pro-forma factuur afdrukken.
- Selecteer Debiteuren/Onderhoud/Opmaakgroepen
- Selecteer de knop Record toevoegen en vul de lay-outgroep in zoals in het onderstaande voorbeeld, waarbij het veld Factuur is gevuld met de naam van de factuurlay-out die je hebt aangepast/wilt testen
- Selecteer de knop Opslaan op het lint
- Selecteer debiteur/snelle factuur
- Selecteer een account
- Selecteer Lay-out groep = Test in het veld Lay-out groep
- Voeg een item toe met hoeveelheid en prijs. Let op! U hoeft geen artikelnummer te selecteren. Het veld Artikelnummer kan eenvoudig worden overgeslagen.
- Druk op F7 of selecteer de knop Factuur maken op het lint OPGELET! Om een proforma factuur af te drukken, vink je de vakjes Simulatie en Voorbeeld aan als je de knop Maak factuur selecteert en selecteer je de knop Genereer
- Als de afdruk niet naar wens is, ga dan terug naar Debiteuren/Aanpassingen/Factuurlay-out zonder de snelle factuur te sluiten. Breng verdere wijzigingen aan, sla de wijzigingen op en ga terug naar de snelle factuur en selecteer opnieuw F7 om opnieuw een pro-forma factuur af te drukken met de laatste wijzigingen.
Blanco pagina 2 op factuur/afdrukken
Als je een lege pagina 2 hebt op je afdrukken, kijk dan eens naar het filmpje hieronder waarin wordt beschreven hoe je dit kunt veranderen.