In alle schermen met lijsten, overzichten, saldi, klad etc. kun je zowel exporteren als importeren tussen Uniconta en Excel.
Export wordt bijvoorbeeld gebruikt om gegevens uit boekingsoverzichten, saldi, rappellijsten etc. in te lezen in Excel voor verdere verwerking.
Import wordt bijvoorbeeld gebruikt om boekingen te importeren in het boekhoudkundig klad etc. De mogelijkheden zijn legio.
Bekijk een korte VIDEO over het bijwerken van gegevens in Uniconta vanuit Excel.
Wanneer alle (of de gewenste) lijnen zijn geselecteerd:
Toets Ctrl+C (Kopiëren) om naar het klembord te kopiëren.
Of klik op het pictogram Pictogram Knippen naar klembord in de werkbalk bovenaan het Uniconta-scherm.
Open dan het volgende Opslaan als-dialoogvenster geopend. Selecteer een locatie en voer een bestandsnaam in en klik op Opslaan als.
Je bent dan automatisch terug in Uniconta, het Excel-bestand wordt niet automatisch geopend. Open het opgeslagen Excel-bestand door het te selecteren op de plek waar je het hebt opgeslagen.
Zoals hierboven vermeld, moeten bij het kopiëren van gegevens van Excel naar Uniconta de kolomkoppen worden opgenomen in het bereik/de cellen die naar Uniconta worden gekopieerd. Anders weet Uniconta niet waar de gegevens moeten worden geplaatst.
De functie heeft twee methoden: De eerste methode is "Regel voor regel bijwerken" en wordt gebruikt wanneer je een schermafbeelding hebt geopend, alle regels van hieruit naar Excel hebt gekopieerd en gegevens in Excel hebt gewijzigd. U kopieert nu de gegevens terug naar hetzelfde scherm, dat nog steeds open is en precies dezelfde regels heeft die naar Excel werden gekopieerd. Hierdoor kan Uniconta aannemen dat regel 1 in de schermafbeelding gelijk is aan regel 1 in Excel enzovoort.
De tweede kopieermethode, "Bijwerken op basis van sleutelwaarden", is gebaseerd op "sleutels". Dat wil zeggen, één of meer velden die de regel uniek identificeren. In masterrecords is dit het nummerveld (artikelnummer, rekeningnummer, enz.). In andere schermen is het unieke veld mogelijk niet zichtbaar. In de kassa- en orderregels is het unieke veld "regelnummer", en hier moet je het veld slepen via het opmaakmenu en kopiëren naar Excel. Bij het terug kopiëren gebruikt Uniconta dit veld om het item te identificeren dat moet worden bijgewerkt met gegevens uit Excel. In prijslijsten zijn verschillende sleutelvelden nodig om de unieke regel te identificeren (artikelnummer, artikelgroep, kortingsgroep en aantal).
Problemen met het importeren van gegevens in Uniconta:
Exporteren naar Excel
Exporteren is in wezen gegevens kopiëren naar Excel. Er zijn twee manieren om dit te doen:- Exporteren naar open Excel-blad, kopieert alleen geselecteerde regels.
- Exporteren naar een nieuw Excel-bestand, kopieert alle regels in de schermafbeelding.
Wanneer alle (of de gewenste) lijnen zijn geselecteerd:
Toets Ctrl+C (Kopiëren) om naar het klembord te kopiëren.
Of klik op het pictogram Pictogram Knippen naar klembord in de werkbalk bovenaan het Uniconta-scherm.
Exporteren naar open Excel-blad
Kopieert alleen geselecteerde regels. Open het Excel-blad waarin je gegevens wilt plakken. Gegevens worden geplakt in het blad waar de cursor staat wanneer je selecteert Gegevens plakken. Ctrl+V (Plakken vanaf klembord) of klik met de rechtermuisknop en selecteer Plakken in het rechtsklikmenu.Exporteren naar een nieuw Excel-bestand
Kopieert alle regels in de schermafbeelding. Klik op het pictogram Pictogram Exporteren naar Excel pictogram in de werkbalk boven in het Uniconta-scherm.
Open dan het volgende Opslaan als-dialoogvenster geopend. Selecteer een locatie en voer een bestandsnaam in en klik op Opslaan als.
Je bent dan automatisch terug in Uniconta, het Excel-bestand wordt niet automatisch geopend. Open het opgeslagen Excel-bestand door het te selecteren op de plek waar je het hebt opgeslagen.
Kolomkoppen zijn belangrijk in Excel
Kolomkoppen worden gekopieerd van Uniconta naar Excel. Dit is handig zodat je kunt zien uit welke velden de kolommen en gegevens komen. Maar vooral als je gegevens terug moet halen naar Uniconta, want de kolomkoppen moeten worden opgenomen in het importbestand vanuit Excel zodat Uniconta gegevens in de juiste kolommen kan plaatsen. In dit geval zijn de financiële gegevens gekopieerd naar Excel, let op de kolomkoppen:
Zoals hierboven vermeld, moeten bij het kopiëren van gegevens van Excel naar Uniconta de kolomkoppen worden opgenomen in het bereik/de cellen die naar Uniconta worden gekopieerd. Anders weet Uniconta niet waar de gegevens moeten worden geplaatst.
Importeren vanuit Excel
In alle invoerschermen (concepten en regels) kunnen gegevens worden geïmporteerd vanuit Excel. Het enige dat nodig is, is dat de kolomkoppen in het Excel-blad overeenkomen met de veldnamen/kolomkoppen in Uniconta en dat de gegevens overeenkomen met het formaat in Uniconta. Om de juiste kolomkoppen te krijgen, is de eenvoudigste manier om de schermafbeelding van Uniconta naar Excel te exporteren, zodat je automatisch de hele opstelling van Uniconta naar Excel krijgt met de juiste kolomkoppen. Het spreekt voor zich dat het Excel-blad en het scherm die in Uniconta worden geïmporteerd van hetzelfde type moeten zijn, bijv. boekhoudkundig ontwerp naar boekhoudkundig ontwerp, voorraadontwerp naar voorraadontwerp, orderregels naar orderregels. Zo doe je dat:- Kopieer alle importgegevens van het Excel-blad, inclusief kolomkoppen.
- Open het scherm in Uniconta waar u de gegevens naartoe wilt kopiëren.
- Selecteer de eerste regel/plaats de cursor op de eerste regel waar je gegevens wilt invoegen.
- Toets Ctrl+V(Plakken) of selecteer Klembordpictogram Plakken vanuit Excel bovenaan de werkbalk. En bestaande records/regels in Uniconta worden niet overschreven.
De functie heeft twee methoden: De eerste methode is "Regel voor regel bijwerken" en wordt gebruikt wanneer je een schermafbeelding hebt geopend, alle regels van hieruit naar Excel hebt gekopieerd en gegevens in Excel hebt gewijzigd. U kopieert nu de gegevens terug naar hetzelfde scherm, dat nog steeds open is en precies dezelfde regels heeft die naar Excel werden gekopieerd. Hierdoor kan Uniconta aannemen dat regel 1 in de schermafbeelding gelijk is aan regel 1 in Excel enzovoort.
De tweede kopieermethode, "Bijwerken op basis van sleutelwaarden", is gebaseerd op "sleutels". Dat wil zeggen, één of meer velden die de regel uniek identificeren. In masterrecords is dit het nummerveld (artikelnummer, rekeningnummer, enz.). In andere schermen is het unieke veld mogelijk niet zichtbaar. In de kassa- en orderregels is het unieke veld "regelnummer", en hier moet je het veld slepen via het opmaakmenu en kopiëren naar Excel. Bij het terug kopiëren gebruikt Uniconta dit veld om het item te identificeren dat moet worden bijgewerkt met gegevens uit Excel. In prijslijsten zijn verschillende sleutelvelden nodig om de unieke regel te identificeren (artikelnummer, artikelgroep, kortingsgroep en aantal).
Problemen met het importeren van gegevens in Uniconta:
- De meeste fouten worden veroorzaakt doordat gegevens qua formaat of geldige waarde niet overeenkomen met Uniconta. Je kunt bijvoorbeeld geen onjuiste rekeningnummers, letters in bedragvelden of onbekende btw-codes invoeren. Je moet teruggaan en corrigeren, controleren en opnieuw proberen.
- U hebt het verkeerde scherm geselecteerd om naar te kopiëren.
- Je hebt geen nieuwe lege regel in het scherm gemaakt om gegevens naartoe te kopiëren.
- Er is geen regel geselecteerd om gegevens naar te kopiëren.