Aankopen zijn niet altijd gebaseerd op een inkooporder. Het kan zijn dat je hebt gebeld en direct hebt besteld zonder inkooporder, of dat je iets geleverd hebt gekregen waar gewoon geen inkooporder voor is.
Net als contante verkoop zijn er ook contante aankopen. Om je het gedoe te besparen van het maken van een inkooporder aan de achterkant en het doorlopen van het facturatieproces, kun je in plaats daarvan Creditor Fast Invoice gebruiken om je goederen snel en gemakkelijk op voorraad te krijgen.
Als het niet om voorraadartikelen gaat, kun je de inkoopfactuur gewoon registreren in het boekhoudjournaal (gebruik account Verkoper en tegenrekening Financiële rekening) en krijg je dezelfde functionaliteit (statistieken, betalingsoverzicht, betalingen uitlezen, enz.) Als het om goederen gaat, kun je de vendor quick invoice gebruiken als snelkoppeling naar voorraadartikelen die niet via een inkooporder zijn besteld.
Een Quick Invoice kan niet worden opgeslagen en later worden bijgewerkt/factuur worden bijgewerkt. Hij moet helemaal van begin tot eind worden doorlopen.
Als je het venster sluit en de snelle factuur verlaat voordat deze is bijgewerkt, worden alle gegevens verwijderd en wordt er niets opgeslagen of gepost.
Een inkoopfactuur voor Crediteuren aanmaken
- Open Crediteuren/Inkoopfacturen en voer de leverancier in het veld Rekening boven aan de koptekst van de order in. Als de leverancier nog niet is aangemaakt, gebruik dan de knop [+] om de rekening aan te maken in het leveranciersbestand (of gebruik de knop Snel aanmaken via het plusteken + in de linkerbovenbalk of selecteer Verkoper/Verkoper om een nieuwe leverancier aan te maken).
- In de snelle factuur kun je dan direct naar de artikelregels gaan en je aankopen invoeren
- De koppen Leveringsadres, Referentie, Bestelling en Afmetingen worden geminimaliseerd. Klik op de kop om deze te openen en gegevens in te voeren als je informatie wilt toevoegen aan de leveranciersfactuur.
- Als je niet meer informatie toevoegt, worden stamgegevens van de crediteur gebruikt, zoals betalingstermijnen, die belangrijk zijn als je correcte betalingsvoorstellen wilt maken.
- Bovenaan zie je het totaalbedrag van de factuur vóór btw.
Factuurvoorstellen simuleren voordat ze worden aangemaakt
Om te controleren of je de juiste artikelnummers en bedragen hebt ingevoerd, kun je de inkoopfactuur simuleren voordat je deze bijwerkt.- Klik in Snelle factuur op de knop Factuur maken in het lint. Vink het veld Simulatie aan.
- Voor Accounts Payable kunnen zowel numerieke als alfanumerieke tekens worden gebruikt in het factuurnummer. Lees hier meer.
- Klik op de knop Genereren om het factuurvoorstel te simuleren en te openen. Bekijk de informatie en controleer of deze overeenkomt met de factuur van de crediteur. Je kunt altijd teruggaan en correcties aanbrengen en een nieuw factuurvoorstel simuleren.
Factuur maken
Wanneer de snelle factuur overeenkomt met de factuur van de crediteur, moet de factuur worden aangemaakt en bijgewerkt. Dit is dezelfde procedure als bij het simuleren van factuurvoorstellen, behalve dat er nu geen vinkje in het veld Simulatie moet staan en de juiste factuurdatum en het juiste factuurnummer moeten worden ingevoerd. Versie-93 Als je een factuurnummer invoert dat geen nummer bevat, wordt het aanmaken van de factuur geweigerd en wordt de foutmelding weergegeven.
Factuur en artikelen bekijken
In Accounts Payable kun je de factuur hier bekijken:- In Crediteuren op de verkopersrekening : knop Facturen en boekingen
- In Crediteuren/Rapporten: Facturen en boekingen.
- I Magazijnbeheer op het item: Invoer en inventaris
- In Magazijnbeheer/Rapporten : Inventaris, boekingen en voorraden.