Wanneer je facturen, bankafschriften, herinneringen enz. maakt en deze documenten naar klanten en leveranciers wilt sturen, is het belangrijk dat de e-mailverzending correct is ingesteld en er misschien ook mooi en representatief uitziet.
In Uniconta zijn er twee plaatsen waar u uw e-mail kunt instellen.
- Bedrijf/Onderhoud/E-mail instellen
- Debiteuren/onderhoud/e-mail instellen
Onder Bedrijf kun je een standaardinstelling maken, die je vervolgens kunt gebruiken onder Debiteur.
In de setup onder Bedrijf kun je ook de instelling van de goedkeuringsmail vinden. Lees hier meer over de goedkeuringsstroom
...
Video's voor het instellen van e-mail
Snelle factuur inclusief e-mailinstelling en factuurlay-out
E-mail instellen
Lees hier om een e-mailinstelling te maken zonder SMTP en MS Graph te gebruiken...
Je kunt een e-mailinstelling maken voor alle soorten documenten die je vanuit je accounts/bedrijf wilt verzenden.
Ga naar
Accounts Receivable/Onderhoud/Email instellen
Beschrijving van knoppen (overzicht)
| Knoppen |
Beschrijving van de knop |
| Een nieuwe e-mailinstelling toevoegen |
Een nieuwe e-mailinstelling toevoegen |
| Een bestaande e-mailinstelling bewerken |
Een bestaande e-mailinstelling bewerken |
| Kopiëren |
Een bestaande e-mailconfiguratie kopiëren |
| Bijlagen |
Het is mogelijk om een of meer documenten bij te voegen bij de aangemaakte e-mailconfiguratie.
De bijgevoegde documenten worden samen verzonden met het huidige document waarvoor de e-mailinstelling is ingesteld. Bijvoorbeeld leveringsvoorwaarden samen met een factuur. |
Beschrijving van knoppen (e-mail ops.)
| Knoppen |
Beschrijving van de knop |
| Controleer e-mail host (SMTP)/Verstuur controle e-mail |
Zodra je SMTP hebt ingesteld in je e-mailinstellingen, moet je dit controleren voordat je mag opslaan. Klik op Controleren en voer een e-mail in om te controleren of de instelling correct is.
Als je geen SMTP gebruikt, kun je je instellingen controleren om te zien of de inhoud van de e-mail er correct uitziet en of de e-mails vanaf de juiste e-mailadressen worden verzonden. |
| Wizard |
Een korte handleiding voor het instellen van SMTP voor MS 365 enz. |
Beschrijving van velden
| Naam veld |
Beschrijving |
| Naam |
Geef de e-mailconfiguratie een betekenisvolle naam.
Voor elk documenttype dat vanuit Uniconta wordt verzonden, moet één e-mailconfiguratie worden gemaakt.
Als bijvoorbeeld zowel facturen als rekeningafschriften naar zowel Deense als Zweedse klanten worden verzonden vanuit Uniconta, kunt u vier e-mailconfiguraties maken, bijvoorbeeld met de namen FakturaDK, FakturaSE, KontoudtogDK en KontoudtogSE. |
| Type e-mail |
Selecteer op welk document in Uniconta deze e-mailinstelling van toepassing moet zijn. Selecteer bijvoorbeeld Factuur als de e-mail is ingesteld voor verkoopfacturen. |
| Taal |
Kies een taal, bijvoorbeeld Deens. Alle debiteuren/crediteuren met de taal Deens zullen automatisch deze e-mailinstelling gebruiken. Dit geldt voor alle geselecteerde talen.
Als je Standaard selecteert, zullen debiteuren/crediteuren met een taal waarvoor geen e-mailinstellingen zijn gemaakt, deze e-mailinstellingen gebruiken. |
| Standaard |
Vink het vakje Standaard aan om aan te geven dat deze e-mailinstelling moet worden gebruikt tenzij anders gespecificeerd bij de debiteur/crediteur.
Stel slechts één document van hetzelfde e-mailtype in als Standaard. |
| E-mail instellen |
Het is aan te raden om een bedrijfs e-mail setup aan te maken onder Bedrijf/Onderhoud/E-mail setup en hier eenvoudig naar te verwijzen via het E-mail setup veld.
Als dit veld leeg gelaten wordt, zal Uniconta verzenden met behulp van de SMTP setup in de velden hieronder.
Lees hier meer over de bedrijfs e-mail setup. |
| SMTP host |
De velden onder het kopje SMTP - Host worden beschreven in een ander artikel, dat je hier kunt lezen:
SMTP instellen...Als deze velden leeg blijven, verzendt Uniconta met de selectie in het veld Provider. Lees hieronder meer over dit veld. |
| Aanbieder |
Als u verzuimt om de bedrijfs e-mail setup en SMTP host in te stellen in uw e-mail setup, zal Uniconta automatisch de geselecteerde Provider gebruiken.
Standaard
aanbevolen! Als Standaard is geselecteerd in het veld Provider, maakt het systeem automatisch gebruik van Uniconta's eigen mailserver en wordt er een e-mail verzonden vanaf mail@unicontamail.com.
Microsoft 365
Het is ook mogelijk om te verzenden vanuit Microsoft 365 in het veld Provider .
Emailmananger.com
Het is ook mogelijk om te verzenden vanuit Emailmanager in het veld Provider .
EmailManager.com heeft het voordeel dat het de "afzendernaam" (bijv. bedrijfsnaam) kan weergeven, wat Microsoft niet altijd doet.
Uniconta e-mailserver (hetzelfde als Standaard)
Aanbevolen! Als Standaard is geselecteerd in het veld Provider, gebruikt het systeem automatisch Uniconta's eigen e-mailserver en wordt er een e-mail verzonden vanaf mail@unicontamail.com.
Terugvallen!
Als Provider is geselecteerd, wordt de verzendvolgorde ingesteld:
- Opzetten van bedrijfse-mail, SMTP of Graph
- SMTP-instelling in e-mailinstelling van debiteurenadministratie
- Uniconta mailserver
- Uniconta MS 365
- E-mailmanager.com
|
| E-mail verzenden |
Het e-mailadres dat wordt vermeld als de afzender. Geldt alleen voor SMTP en Graph.
Als SMTP of Graph niet is ingesteld, verstuur dan vanaf mail@unicontamail.com |
| Verstuur e-mail van werknemer. |
Voor SMTP of Graph
Hiermee kunt u verzenden vanaf de aangemelde werknemer.
Hiervoor moet je een werknemer aanmaken onder Bedrijf/Werknemers met LoginID en e-mailadres. Dit werkt echter alleen als je de SMTP-instellingen van de organisatie gebruikt. En dat de werknemer zijn e-mailcode invoert in zijn profiel.
Zonder SMTP of Graph
Hier kun je niet verzenden vanaf een werknemer, maar je kunt wel antwoorden naar de werknemer.
Hiervoor moet je een werknemer aanmaken onder Bedrijf/Werknemers en de werknemer selecteren op bijvoorbeeld een Debiteur, Verkoper of Verkooporder. Hiervoor moet je echter het veld Beantwoorden leeg laten.
Als er geen werknemer is aangemaakt, wordt Antwoord ingesteld op = eigenaar van de rekeningen. |
| CC naar afzender |
Vink CC aan als je wilt dat de e-mail als kopie naar een andere ontvanger of naar je eigen inbox wordt gestuurd. |
| Naam van afzender |
De naam kan de naam van het bedrijf zijn, of van een persoon in het bedrijf.
De naam verandert als deze wordt verzonden door een werknemer, dan wordt het de naam van de werknemer. |
| Antwoord naar |
Als je geen SMTP of Graph gebruikt, moet je een Reply to e-mail invullen, tenzij je wilt verzenden vanaf de medewerker
Als het veld niet is ingevuld, wordt het verzonden vanaf de eigenaar van de account. |
| Bcc |
Vink BCC aan als je een kopie van de e-mail in je inbox wilt. |
| Onderwerp e-mail |
De tekst in het onderwerpveld van de e-mail zelf. Merk op dat er ook een samenvoegoptie is, bijvoorbeeld 'Factuurnummer {DebtorInvoice.InvoiceNumber} ' |
| HTML |
Als je je e-mail wilt opmaken, moet je HTML gebruiken. Vink hier aan en het is nu mogelijk om onze HTML-editor te gebruiken en de e-mailtekst op te maken zoals jij dat wilt. |
| HTML-editor openen |
Open de HTML-editor, als "HTML" is aangevinkt, om in het e-mailbericht zelf te schrijven.
Opmerking: U kunt slechts één e-mailinstelling tegelijk geopend hebben wanneer u het e-mailbericht in de 'HTML-editor' bewerkt. |
| Unicode |
Door Unicode aan te vinken wordt de e-mail gedwongen Unicode te gebruiken.
Het zorgt er bijvoorbeeld voor dat Deense letters (æøå) doorkomen in het onderwerp en de tekst van e-mails. Als de ontvangers van je e-mails Chinese tekens ontvangen, probeer dan Unicode uit te schakelen en kijk of dat het probleem oplost.
Het probleem kan zich voordoen bij gebruik van andere mailprogramma's dan MS Outlook. |
| Verwijderen æøå |
Vink hier aan om æøå te verwijderen. Dit geldt alleen voor "Onderwerp e-mail". |
| Velden toevoegen |
In Subject van factuur en in Message in e-mail kunnen Uniconta's eigen velden worden ingevoegd via [Add Fields] (In Subject moeten velden worden gekopieerd uit Message).
Voorbeeld: selecteer DebtorInvoice in het eerste dropdown-veld en InvoiceNumber in het tweede dropdown-veld. Klik op de zwarte pijl rechts van de velden en het volgende wordt ingevoegd: {DebtorInvoice.InvoiceNumber} in de tekst zelf. Hierdoor wordt het factuurnummer zelf in de e-mail ingevoegd.
Voorbeeld van een voorbeeld
Het is ook mogelijk om naar subtabellen te verwijzen, bijvoorbeeld werknemer.
Dit wordt gedaan door {Debtor.EmployeeRef.Name} en {Debtor.EmployeeRef.Mobile} aan te roepen om de naam en het mobiele nummer van de werknemer weer te geven. De werknemer moet echter gekoppeld zijn aan de klant op de debiteurenkaart. |
| Bericht in e-mail |
Als je ervoor kiest om HTML te gebruiken, moet je niet in dit veld typen tenzij je verstand hebt van HTML. Als je standaardtekst gebruikt, typ je rechtstreeks in dit veld, en wat je in het veld ziet, is wat er in de e-mail wordt geschreven.
Opmerking: Als je HTML hebt aangevinkt en rechtstreeks in dit veld typt, worden regeleinden niet geaccepteerd in de e-mail en wordt het een lange regel in de e-mail, omdat HTML een regeleindecode vereist. Als dit gebeurt, verwijder dan het vinkje bij HTML. |
Voorbeeld - Vetgedrukt in e-mailhandtekening
Voorbeeld - Logo/afbeelding in e-mailhandtekening
Je kunt afbeeldingen opnemen in de e-mailconfiguratie met HTML, zoals in de onderstaande schermafbeelding:
De tekst van de afbeelding kan vanaf hier worden gekopieerd, waarbij de x wordt vervangen door de link naar de afbeelding:
<img src="x">
Let op! Afbeeldingen die in de e-mail worden gebruikt, moeten online beschikbaar zijn, bijvoorbeeld op een website/webserver.
Je kunt ook een afbeelding slepen via Open HTLM editor.
Belangrijk voor het instellen van e-mail
Let op! We raden iedereen aan om de e-mailinstellingen in te vullen met hun eigen SMTP-server of Graph-instellingen.
Als je geen informatie invult over je eigen SMTP-server/Graph, worden e-mails verzonden naar het afzenderadres
mail@unicontamail.com.
Let op! Als u geen e-mailinstelling maakt, gebeurt het volgende:
- E-mailadres afzender: mail@unicontamail.com
- Antwoord op e-mail zal zijn: de eigenaar van de account e-mail.
- De Uniconta gebruiker die het document verstuurt krijgt een kopie van de CC e-mail