Snelle facturen kunnen zowel onder Debiteuren/snelle factuur als onder Project/Project/Facturen knop/snelle factuur worden aangemaakt . Beide items worden hieronder beschreven.
Een snelle factuur wordt gebruikt om een directe verkoop te factureren, zoals een contante verkoop, waarbij geen verkooporder is aangemaakt. Dat wil zeggen, een factuur voor geleverde goederen zonder verkooporder. Met Snelfactuur hoef je het verkooporderproces niet te doorlopen en kun je nog steeds snel en eenvoudig goederen uit voorraad nemen. Je krijgt dezelfde functionaliteit als bij het factureren van een verkooporder (statistieken, betalingsoverzicht, betalingen downloaden, etc.).
'
Om te controleren of je de juiste artikelnummers en bedragen hebt ingevoerd, kun je de factuur simuleren voordat je deze bijwerkt.
Het is mogelijk om de factuurafdruk zelf te simuleren, maar het is ook mogelijk om te simuleren hoe de factuur wordt geboekt.
De datum van vandaag is voorgesteld, maar kan worden gewijzigd.
Verstuur e-mail vanuit Outlook. Lees hier meer.
Snelle factuurvideo's
Snelle factuur inclusief e-mailinstelling en factuurlay-outEen snelle factuur voor debiteuren maken
- Open Debiteuren/snelfactuur en voer de debiteur in het veld Rekening boven aan de orderkop in. Als de debiteur nog niet is aangemaakt, kunt u de knop [+] gebruiken om de rekening in het debiteurenregister aan te maken (of gebruik de knop Snel aanmaken via het + plusteken links in de bovenste balk of selecteer Debiteur/Debiteur om een nieuwe debiteur aan te maken). OPMERKING: Voor projectfacturering. Lees hier.
- In de snelle factuur kun je dan direct naar de artikelregels gaan en de verkoop invoeren.
- De koppen Afleveradres, Referentie, Bestelling en Afmetingen worden geminimaliseerd. Klik op de kop om deze te openen en gegevens in te voeren als je informatie wilt toevoegen aan de klantfactuur.
- Onder Leveradres kun je kiezen of het leveradres het factuuradres moet zijn. Hierdoor kan dezelfde debiteur worden gebruikt om veel klanten te factureren, zodat er geen geschiedenis is op de individuele debiteur. Voornamelijk gebruikt voor contante verkoop.
'
- Als je niet aanvult met meer informatie, worden stamgegevens van de debiteur gebruikt, zoals betalingsvoorwaarden, die belangrijk zijn als het om een contante verkoop gaat, of leveringsvoorwaarden, die belangrijk zijn als het artikel is geleverd.
- Bovenaan zie je het totaalbedrag van de factuur vóór btw.
- Quick Facture gebruikt de prijslijst van de debiteur, zelfs als deze niet in het prijslijstveld staat. Het prijslijstveld moet alleen worden ingevuld als er een andere prijslijst wordt gebruikt dan die op de debiteurenkaart.
- Als je alle informatie hebt ingevoerd, moet de factuur worden gemaakt. Eventueel met een voorsimulatie om te zien of je alle informatie correct hebt ingevoerd.
Factuur simuleren voordat deze wordt gemaakt
Om te controleren of je de juiste artikelnummers en bedragen hebt ingevoerd, kun je de factuur simuleren voordat je deze bijwerkt.
Het is mogelijk om de factuurafdruk zelf te simuleren, maar het is ook mogelijk om te simuleren hoe de factuur wordt geboekt.
Simulatie afdrukken factuur (Proforma factuur)
De simulatie van de factuurafdruk kan op de volgende manieren worden uitgevoerd:- Druk op F7
- Selecteer de knop Factuur bekijken
- Selecteer de knop Factuur maken, vink het veld Simulatie en het veld Voorbeeld aan en selecteer de knop Genereren.
Simulatie boekhouden
De simulatie van hoe de factuur wordt geboekt, gebeurt als volgt:- Selecteer de knop Factuur maken, vink het vakje Simulatie aan maar schakel het vakje Voorbeeld uit en selecteer de knop Genereren.
Boek factuur
Zodra de snelle factuur in orde is, moet de factuur worden geboekt. Dit is dezelfde procedure als bij het simuleren van factuurvoorstellen, behalve dat er nu geen vinkje moet staan bij Simulatie.
De datum van vandaag is voorgesteld, maar kan worden gewijzigd.
Verstuur e-mail vanuit Outlook. Lees hier meer.
Creditnota via snelle factuur
Je kunt een creditnota maken via de snelle factuurfunctie op dezelfde manier waarop je een factuur maakt. Het enige verschil is dat het totaalbedrag negatief moet zijn. Het wordt aanbevolen om de hoeveelheid met een negatief teken in te voeren, bijv. -1 st. a 100 kr. = -100 DKK, zodat artikelen op voorraad blijven. Je kunt ook een creditnota maken als kopie van een eerder geboekte factuur via de snelle factuurfunctie. Dit doe je door een debiteur te selecteren in het veld Rekening en vervolgens de knop Factuur kopiëren te selecteren, vervolgens de te crediteren factuur te selecteren in de lijst die verschijnt, het veld Creditnota onderaan te selecteren en de knop Regel kopiëren te selecteren. De regels van de geselecteerde factuur worden nu gekopieerd naar de snelle factuur met het tegenovergestelde teken en je kunt de creditnota posten en afdrukken/versturen door de knop Factuur maken te selecteren.Snelle factuur van Project
Als je factureert vanuit een project, moet het projectnummer worden ingevuld in de koptekst van de snelle factuur. Het type op de koptekst van de snelle factuur moet ook worden ingevuld. Dit kan zowel een ontvangsten- als een on-account type zijn. Als in de koptekst van de snelfactuur het projecttype Opbrengsten is geselecteerd, worden per orderregel op het project een opbrengstboeking en een kostenboeking aangemaakt. Alle orderregels moeten worden ingevuld met een artikelnummer. Op de factuurregels moet ook een projecttype worden opgegeven. Het projecttype wordt automatisch ingevuld met het type van de artikelkaart, maar kan ook handmatig worden ingevuld op factuurregels. Als je in de koptekst van de snelle factuur het projecttype Facturering op rekening selecteert, wordt er een boeking op rekening gemaakt op het project. Als snelle facturen niet worden gebruikt voor projecten, kun je de knop Project/Project/Facturen/snelle factuur verbergen door het vinkje bij Gebruik 'Snelle factuur' uit te zetten onder Bedrijf/Onderhoud/Voorkeuren. Lees hier meer. Lees hier meer over Projectfacturatie in valuta.Geboekte factuur- en artikelboekingen bekijken/afdrukken
In Debitor kunt u de factuur hier bekijken:- In de debiteurenrekening: Facturen en boekingen knop
- In Debiteuren/Rapporten: Facturen en boekingen.
- In Magazijnbeheer op het item: Invoer en inventaris
- In Magazijnbeheer/Rapporten: Inventaris, boekingen en voorraden.
Hergebruik uw invoer met sjablonen/sjabloonregels
Om uw verkooporderregels opnieuw te gebruiken- Selecteer Sjabloonregels op het lint
- Selecteer Opslaan als en voer een naam in,
- Breng het de volgende keer naar voren onder Sjabloonregels / Laden.
- Ga naar Debiteuren / Verkoop / Verkooporders
- Nieuwe verkooporder aanmaken
- Selecteer Sjablonen / Opslaan als op het lint en voer een naam in voor de sjabloon
- De bestelkop kan dan worden opgehaald op verkooporders/snelle facturen
Belangrijke informatie over snelle facturen
- Een snelle factuur kan niet worden opgeslagen en later worden bijgewerkt/factuur worden bijgewerkt. Hij moet helemaal van begin tot eind worden doorlopen.
- Als de gebruiker wil dat het geforceerde serienummer werkt, gebruik dan verkooporder - geen snelle factuur.
- Als je het venster sluit en de snelle factuur verlaat voordat deze is bijgewerkt, worden alle gegevens verwijderd en wordt er niets opgeslagen of gepost.
- Je kunt kopiëren van een bestaande factuur en bestanden bijvoegen die met de factuur worden meegestuurd als je e-mail verzendt.