Nieuw boekjaar, einde jaar en dan primo – Uniconta

Wat te doen aan het einde van het jaar Er zijn maar heel weinig dingen die je aan het einde van het jaar moet doen in Uniconta:

Creëer volgend boekjaar
Dan eerst
Het huidige boekjaar selecteren
Oude perioden blokkeren

Alle boekhoudkundige zaken zoals aansluitingen, afschrijvingen, enz. laten we hier buiten beschouwing, maar aan het einde van dit artikel vind je tips over de volgende onderwerpen:

Meer open boekjaren
Latere berichten
Gesimuleerde balans weergeven
Primaire rekeningen in het rekeningstelsel
Balans afdrukken

Creëer volgend boekjaar

Nieuwe boekjaren worden aangemaakt onder Financiën/Onderhoud/Boekjaar. Selecteer de knop Fiscaal jaar toevoegen . De velden Van datum en Tot datum worden automatisch ingevuld met de eerste en laatste datum van het volgende boekjaar (12 maanden). Vink het veld Huidig boekjaar aan en selecteer de knop Opslaan om het jaar aan te maken. De andere velden worden hieronder in de secties beschreven.

Als je zes maanden in de nieuwe periode zit, wordt je gevraagd of je prime posts wilt maken voor het nieuwe jaar.

Dan eerst

Rekening voor de overdracht van de winst van het boekjaar

Voordat je primaire boekingen kunt maken, moet je in het rekeningstelsel definiëren naar welke rekening de winst van het jaar moet worden overgeboekt. Dit doe je door 'Rekening voor overboeking nettowinst' te selecteren in het veld Systeemrekening op de gewenste rekening in het rekeningstelsel.

Winst over het jaar uit bedrijfsactiviteiten wordt normaal gesproken overgeboekt naar een balansrekening in de balans onder eigen vermogen:

Dan primobalans

Primaire boekingen worden aangemaakt onder Financiën/Onderhoud/Begrotingsjaar door de knop Primaire boekingen aanmaken te selecteren.

In de velden Saldo (tekst) en Ingehouden winst (tekst) kun je de tekst invoeren die je wilt weergeven op respectievelijk je primaire posten, de balansrekeningen en de rekening waarnaar de winst van het jaar wordt overgeboekt.

In de velden Bonnummer en Nummerreeks kun je ofwel het bonnummer selecteren waarmee je primaire items moeten worden geboekt, of de nummerreeks om automatisch een nummer uit op te halen.

Het is niet nodig om deze velden in te vullen om primopostings te maken.

Als de velden niet zijn ingevuld, worden de primaire boekingen geboekt met documentnummer 0 en een automatisch gegenereerde tekst.

Voorbeeld van ingevulde velden:

Wanneer de hoofdboekingen worden gemaakt, worden de saldi op je exploitatierekeningen gereset en wordt de winst voor het jaar overgeboekt naar de systeemrekening 'Winst- en verliesoverdrachtsrekening ' en worden de saldi op de balansrekeningen als hoofdboekingen overgeboekt naar het nieuwe jaar. Als je het beginsaldo van een balansrekening wilt overbrengen naar een andere rekening, bijvoorbeeld 'Afschrijvingen voor het jaar' naar 'Openingsafschrijvingen', lees dan de sectie Rekeningen openen in het rekeningstelsel hieronder. Als u geen systeemaccount hebt aangemaakt voor het overdragen van jaarresultaten, wordt u gevraagd of u er een wilt aanmaken. Selecteer een gewenste account uit de lijst met accounts.

TIP! Na de eerste keer dat er een eerste boeking wordt gemaakt in een boekjaar, wordt er automatisch een nieuwe eerste boeking gemaakt als je in een oud jaar boekt. Dit betekent dat je er niet aan hoeft te denken om weer nieuwe beginboekingen aan te maken nadat je de volgende boekingen van je accountant hebt geboekt. Het systeem doet dat voor je.

OPMERKING! Als je wijzigingen hebt aangebracht die nieuwe primaire saldi vereisen, zoals het toevoegen van een primaire rekening aan rekeningen in het rekeningstelsel, moeten de primaire saldi opnieuw worden berekend. Dit wordt eenvoudig gedaan door naar het eerstvolgende oudste boekjaar te gaan en een 'Dan primair saldo' uit te voeren. Uniconta zal nu de huidige primo en primo in alle volgende jaren herberekenen! Afmetingen! Als je met dimensies werkt, wordt er automatisch een primo gemaakt voor elke combinatie van accountdimensies. Dit geldt standaard niet voor alle rekeningtypes. Er worden bijvoorbeeld geen openingsboekingen gemaakt voor rekeningen met overgeboekte wisselkoersverschillen, btw-rekeningen, ingehouden winsten en bankrekeningen. Je kunt dimensies in de openingsbalanslijst bekijken door de dimensievelden te selecteren (ALT+F). Onder Bedrijfsinformatie heb je de optie om aan te geven dat de openingsbalans per dimensie ook voor deze rekeningtypes moet worden aangemaakt. Lees hier meer over het toepassen van dimensies op het rekeningstelsel. Lees hier meer over het instellen van dimensies. Nummer! Als 'Aantal' is ingeschakeld, wordt het beginsaldo van statusrekeningen berekend voor aantal. NB! Als er meer dan 25.000 prime records worden aangemaakt, worden alleen de prime records van de eerste keer meteen aangemaakt op de accounts. Daarna gebeurt dit 's nachts. Er kunnen maximaal 1.000.000 prime records worden aangemaakt. Zie primoposter Je kunt de primaire records dan bekijken onder de knop Primaire records en ze worden ook opgenomen op verschillende afdrukken, zoals bankafschriften. Je kunt een primair saldo afdrukken onder Financiën / Rapporten / Saldo. Lees hier meer.

Het huidige boekjaar selecteren

Nadat u een nieuw boekjaar hebt gemaakt en primaire records hebt aangemaakt, moet u ervoor zorgen dat uw nieuwe boekjaar een vinkje heeft in het veld Huidig boekjaar en dat er slechts één boekjaar is dat dit vinkje heeft. Selecteer de knop Bewerken om dit veld te wijzigen. Het veld Huidig boekjaar bepaalt het boekjaar:

Welke cijfers staan in het rekeningstelsel in de kolommen "Huidig jaar" en "Vorig jaar"?
Welk openingscijfer verschijnt in een bankafstemming.

LET OP! Als er geen openingsbalans is in een nieuw jaar en je vinkt toch het vakje Huidig boekjaar aan voor het nieuwe jaar, dan zal er geen 'Openingssaldo' verschijnen in de bankafstemming en zal de kolom 'Totaal' niet correct zijn.

Uitsluitingsperioden in het oude jaar

Om te voorkomen dat je per ongeluk in het oude boekjaar boekt, is het aan te raden om het oude jaar te blokkeren. Selecteer de knop Bewerken en wijzig het veld Periodestatus, jaar in 'Geblokkeerd'. Als je het jaar op Geblokkeerd of Gesloten zet, worden alle perioden in het jaar als geblokkeerd of gesloten beschouwd. Als je alleen bepaalde maanden in het boekjaar wilt blokkeren of afsluiten, kun je in plaats daarvan de knop Periodestatus per maand selecteren en vervolgens Geblokkeerd selecteren in het veld Periodestatus, Maand naast de maanden. In het veld kunt u kiezen uit het volgende:

Periode status (lockout) jaar en maanden
Niet actief	Niet actief, maar als je een invoer aanmaakt op de datum van vandaag (cf. je pc) of eerder, wordt de invoer geaccepteerd. Perioden hebben standaard deze optie.
Open	Open voor vacatures
Geblokkeerd	Geblokkeerd voor invoer, maar je kunt de status voor het jaar/de periode wijzigen.
Gesloten	Volledig gesloten voor invoer en je kunt de status van het jaar/de periode helemaal niet wijzigen. LET OP! Een gesloten periode kan alleen worden heropend door Uniconta support.

Waarom zijn er periodestatussen voor zowel jaren als maanden?

Je kunt het jaar instellen op Open, maar de perioden op Niet actief. Dit betekent dat je alleen boekingen in de perioden kunt plaatsen als je een boeking plaatst op de datum van vandaag (cf. je pc) of eerder.
Je kunt het jaar op Open zetten, maar voorgaande perioden op Geblokkeerd. Hierdoor kun je boekingen in afgesloten btw-tijdvakken blokkeren.
Je kunt het jaar instellen op Geblokkeerd of Gesloten, zodat alle perioden in het jaar worden geblokkeerd of gesloten, zodat je niet elke periode één voor één hoeft te blokkeren of sluiten.

Waarom moeten oude periodes worden gesloten? Oude perioden hoeven niet per se gesloten te zijn, maar hier worden verschillende redenen opgesomd:

Vermijd boekhouden na overdracht aan de boekhouder: Als je de boekhouding hebt overgedragen aan de accountant en een nieuw jaar bent begonnen, is het handig om de periodes in het oude jaar op Geblokkeerd te zetten. Er is niets erger voor de accountant dan dat je boekt in een jaar dat de accountant tegelijkertijd voor je aan het afronden is.
Vermijd boeking in oude perioden: Als je een boekjaar hebt afgesloten, kun je de perioden in het afgesloten jaar blokkeren of afsluiten om te voorkomen dat je meer boekt in het oude jaar.
Zelfde kwartaal vorig jaar blokkeren: Als je geen jaar afsluit, moet je, als je een nieuw kwartaal in een boekjaar bent begonnen, hetzelfde kwartaal vorig jaar op Geblokkeerd zetten.
Vergrendeld jaar: Als een boekjaar is afgesloten en verzonden, moet het jaar worden vergrendeld voor verdere boeking.

Meer open boekjaren Je kunt gemakkelijk een nieuw jaar inboeken op hetzelfde moment dat je klaar bent met het inboeken en afstemmen van het oude jaar. Met andere woorden, je kunt gemakkelijk meerdere open boekjaren parallel laten lopen. Dit betekent dat je op 1 januari meteen kunt beginnen met factureren en boeken voor het nieuwe jaar, zelfs als je nog niet alle documenten voor het oude jaar hebt ontvangen en geboekt. Dit betekent ook dat je, terwijl je boekhouder de laatste hand legt aan je jaarrekening, in het nieuwe jaar door kunt gaan met factureren en boekhouden, zelfs als het oude jaar nog niet is afgelopen. Latere berichten Wanneer je boekhouder/boekhouder klaar is met de financiële overzichten en eventuele latere boekingen, moeten deze latere boekingen net als elke andere bon in het journaal worden geboekt. Boek de boeking achteraf in het journaal volgens de instructies. Simuleer indien nodig het ontwerp voordat je het boekt en druk vervolgens de balans af als een gesimuleerde balans inclusief het ontwerp met latere boekingen om te zien of de latere boekingen overeenkomen met de balans van de accountant. Lees hier meer over het afdrukken van balansen.

Oude boekjaren verwijderen

Als je een oud boekjaar wilt verwijderen, volg dan de onderstaande stappen. Let op! Als er open debiteuren- en crediteurenboekingen zijn, verschijnt de melding "Het jaar kan niet worden verwijderd. Er zijn openstaande transacties in debiteuren of crediteuren in dit boekjaar", dus debiteuren- en crediteurenboekingen moeten worden geëgaliseerd voordat een oud boekjaar wordt verwijderd. Er wordt een extra licentie in rekening gebracht als er meer dan 11 jaar aan boekhoudgegevens in Uniconta wordt opgeslagen. Het is daarom aan te raden om regelmatig oude boekjaren op te schonen.

Selecteer Financiën/Onderhoud/Begrotingsjaar
Plaats de cursor op het oudste jaar en selecteer de knop Fiscaal jaar verwijderen. Opmerking: Let op! Het is alleen mogelijk om één boekjaar tegelijk te verwijderen. Het oudste jaar moet eerst worden verwijderd en het is alleen mogelijk om een boekjaar te verwijderen dat meer dan vijf jaar oud is, tenzij het jaar binnen 15 dagen na een conversie wordt verwijderd.
Typ het woord 'delete' en selecteer de knop OK
Het boekjaar is nu verwijderd.
Herhaal de bovenstaande stappen als je meerdere jaren wilt verwijderen.

Als je het oudste boekjaar verwijdert, worden de financiële, debiteuren- en crediteurenboekingen in dit boekjaar ook verwijderd. Primaire boekingen worden automatisch aangemaakt, dus de saldi in de modules Financiën, Debiteuren en Crediteuren blijven hetzelfde, zelfs als er boekingen worden verwijderd. Als je ook je facturen wilt opschonen, is het aan te raden om een GDPR opschoning uit te voeren op debiteuren/crediteuren. Lees hier meer over in dit artikel. Als je de vaste activa module gebruikt en vaste activa boekingen hebt geboekt in het boekjaar dat wordt verwijderd, dan worden deze boekingen verplaatst naar de vaste activa primaire boekingen. Dit betekent dat deze boekingen nu alleen kunnen worden bekeken onder de knop Activa basisregistraties . Op deze manier is het nog steeds mogelijk om te zien wanneer het activum is aangeschaft, etc. Lees hier meer over primoposts op installaties.

Knoppen op het lint onder Fiscaal jaar

Menu-item	Beschrijving menu-item
Boekjaar toevoegen	Hiermee kunt u een nieuw boekjaar aanmaken.
Bewerk	Bewerkt een aangemaakt boekjaar. Dit omvat het wijzigen van het huidige boekjaar, of de periode open of gesloten is en het wijzigen van de begin- en einddatum van een boekjaar. Lees er hieronder meer over. Let op! Het is alleen mogelijk om boekjaren ouder dan 5 jaar te verwijderen en alleen als er geen boekingen in het boekjaar zijn.
Periodestatus per maand	De maandelijkse periodestatus wijzigen
Periode saldi controleren	Controleert de tabel GLTransSum (rekeningnummer in het rekeningstelsel). Als de somtabel fouten meldt, wordt automatisch een herberekening van periodebalansen uitgevoerd.
Fiscaal jaar verwijderen / Postings verwijderen	Met deze knop kun je oude boekjaren verwijderen. Lees hierboven meer hierover in het gedeelte Fiscale jaren verwijderen/verwijderen.
Dan primobalans	Selecteer dit om primopostings te maken. Lees hierboven meer.
Primoposts verwijderen	Als je je openingsboekingen verwijdert, zullen nieuwe openingsboekingen niet langer automatisch worden aangemaakt bij het posten in het oude jaar. Nieuwe openingsboekingen kunnen altijd opnieuw worden aangemaakt, dus ze zullen automatisch opnieuw worden aangemaakt. Als u eerst met het oudste jaar begint, zal Uniconta de huidige openingsboekingen in alle volgende jaren herberekenen.
Prijs inzendingen	Hier kun je de eerste inzendingen zien.

Begin- en einddatum van boekjaar corrigeren voor periodefouten

Omdat Uniconta automatisch prime records bijhoudt, is het eenvoudig om de begin- en einddatum van een boekjaar te wijzigen, zelfs nadat je de prime date hebt geboekt en aangemaakt. Uniconta maakt dan nieuwe openingsvermeldingen aan en verwijdert de oude automatisch. Als je de perioden verkeerd hebt aangemaakt, bijvoorbeeld een jaar in twee delen, moet je ruimte maken om de periode te wijzigen. Hoe gaat u te werk?

Ga naar Financiën/Onderhoud/Begrotingsjaar en selecteer de knop Bewerken .
De periodestatus voor het jaar en de maanden moet 'open' zijn voordat u de nieuwe fiscale jaardatums kunt bewerken. Voer de nieuwe begin- en einddatum in en selecteer de knop Opslaan .
Het boekjaar verandert van boven naar beneden (het laatste boekjaar eerst).
Fiscale jaar Van en Tot datum worden afzonderlijk gewijzigd, eerst Tot datum & Opslaan, dan Van datum wijzigen & Opslaan

Voorbeeld van een boekjaarfout met oplossing:

Boekjaar nr. 1 (01.10.2025 - 31.12.2025, had 01.01.2026 - 31.12.2026 moeten zijn):

Correcte eerste Tot datum (tot 31.12.2026)
Gem
Correct daarna Vanaf datum (tot 01.01.2026)
Gem

Boekjaar 2 (01.01.2025 - 30.09.2025, had 01.01.2025 - 31.12.2025 moeten zijn):

Tot op heden (tot 31.12.2025)
Gem

Primaire rekeningen in het rekeningstelsel

Op een rekening in het rekeningstelsel kun je een Primo-rekening opgeven. Met Dan primo wordt het rekeningsaldo volgend jaar als primo-post overgeboekt naar de opgegeven Primo-rekening. Dit betekent dat je automatisch het primosaldo van de ene rekening naar de andere overbrengt in verband met de Dan primo run. Dit bespaart je het handmatig wegboeken van bijvoorbeeld saldi op de afschrijvingen van het jaar enz. Hier is een voorbeeld uit de balans, inrichting van gehuurde panden, waarbij het saldo van de toevoegingen en vervreemdingen van het jaar (5112 en 5113) wordt overgeboekt naar rekening 5111, saldo verwerving aan het begin, als de primaire post van volgend jaar. De toevoegingen en vervreemdingen van dit jaar mogen niet worden overgedragen en vermengd met de bewegingen van volgend jaar. Daarom moeten deze rekeningen aan het begin van elk jaar worden leeggemaakt en overgeboekt naar rekening 5111. Het saldo op 5117, afschrijving voor het jaar, wordt volgend jaar als primaire post geboekt op rekening 5116, afschrijving, begin van het jaar.

Primaire rekeningen en BTW-rekeningen

Bij het periodiek leegmaken van btw-rekeningen, handmatig in het kasjournaal of via btw-afrekeningen, wil je meestal geen primaire rekening op btw-rekeningen, omdat alle btw-rekeningen lopende saldi zijn. Als de rekeningen worden geïmporteerd uit een ander systeem waar btw-rekeningen normaal gesproken niet volgens dezelfde methode worden verrekend, zullen er vaak primaire rekeningen zijn die mogelijk moeten worden gewijzigd.

Foutmeldingen met betrekking tot boekjaar

Foutmelding in het ontwerp "Fiscaal jaar bestaat niet". Als je de foutmelding "Error: Fiscal year does not exist" (Fout: boekjaar bestaat niet) krijgt, probeer je te boeken in een jaar dat niet bestaat. Corrigeer de datum in het ontwerp of maak het ontbrekende boekjaar aan.

Foutmelding in het ontwerp "De datum ligt niet in een open maand". Als je de foutmelding "Error: The date is not in an open month" (Fout: De datum valt niet in een open maand) krijgt, probeer je te boeken in een periode die "Not active" (Niet actief), "Blocked" (Geblokkeerd) of "Closed" (Gesloten) is. Wijzig de datum in het ontwerp in een andere datum of open de huidige periode onder Financiën / Onderhoud / Boekjaar. Als je in de toekomst moet boeken, verander dan de status van "Niet actief" in "Open".

Foutmelding in het ontwerp "Financieringsperiode is niet geopend". Als je de foutmelding "Error: Financial period is not open" (Fout: financiële periode is niet geopend) krijgt, probeer je te boeken in een periode die "Blocked" (Geblokkeerd) of "Closed" (Gesloten) is. Wijzig de datum in het ontwerp in een andere datum of open de huidige periode onder Financiën / Onderhoud / Boekjaar. Als je in de toekomst moet boeken, verander dan de status van "Niet actief" in "Open".