Fysieke bijlagen (Postvak In)

Aanbevelingen

Fysieke inbox is waar de elektronische bijlagen terechtkomen als ze worden verzonden naar het e-mailadres dat is opgegeven in het veld E-mail naar fysieke bijlagen onder Bedrijf/Bedrijfsgegevens. Lees meer onder Bedrijfsgegevens. Wanneer een bijlage aan een item of iets anders is gekoppeld, wordt deze verwijderd uit de inbox.

Let op! Fysieke inboxen zijn niet bedoeld voor het opslaan van bijlagen. Het idee is dat je de elektronische bijlagen bij items voegt tijdens het boekt, waardoor ze uit de inbox worden verwijderd. Als alternatief kun je documenten uit de inbox verplaatsen naar het documentenarchief elders in het systeem, de documenten verplaatsen naar een ander account in Uniconta of het document verwijderen als het helemaal niet geboekt en/of opgeslagen moet worden.

Bijlagen die alleen door bepaalde personen kunnen worden bekeken, kunnen worden verplaatst naar bedrijfsdocumenten via de knop Bijlagen kopiëren/verplaatsen. Bedrijfsdocumenten kunnen via gebruikersrechten worden beperkt zodat ze alleen zichtbaar zijn voor geselecteerde gebruikers in de accounts.

Als er bijlagen zijn die je niet naar andere delen van Uniconta wilt verplaatsen, moet je deze uit de inbox verwijderen met de knop Verwijderen uit inbox. De bijlagen kunnen dan worden bekeken en weergegeven onder Financiën/Rapporten/Perieke bijlagen. Lees hier meer. Als alternatief kunnen bijlagen uit de Inbox worden verwijderd met de knop Verwijderen.

Inbox video's

Bijlagen overbrengen naar je inbox:

Koppel bijlagen in de inbox aan records:

Digitale ontvangstbewijzen in de inbox plaatsen:

Bijlagen verplaatsen uit de inbox:

Bijlagen verplaatsen naar documentenmap (voorbeeld met boekhoudkundige beschrijving)

De Inbox wordt gebruikt om gegevens te registreren over fysieke documenten die zijn verzonden of geladen in Uniconta Lees meer over hoe documenten worden verzameld in de Inbox

Na het laden worden gegevens toegevoegd in de Inbox of in de concepten. Alle gegevens die in Inbox zijn geregistreerd, worden overgezet naar het concept (tenzij het vakje "In afwachting" op de regel is aangevinkt).

Fysieke bijlagen worden verwijderd uit de Inbox bij het posten. Dit kun je pas zien nadat je op UPDATE hebt gedrukt. Verwijder geen bijlagen uit de Inbox voordat je op UPDATE drukt.

Hetzelfde document kan NIET twee keer worden overgedragen. Als het document niet kan worden overgebracht, is het veld "Wachtend" aangevinkt of staat het document al in een ongeplaatst klad. Zie het veld "Overgezet naar klad", dat moet worden aangevinkt.

Om de registratie te vergemakkelijken, kan de geladen bijlage in een apart scherm worden weergegeven. Bijvoorbeeld op een ander scherm. Klik op 'Tonen' of F7 om de bijlage weer te geven. De bijlage die wordt weergegeven is de bijlage waar de cursor op staat.

De inbox synchroniseert de weergave van de bijlage zelf wanneer de cursor wordt verplaatst. Zo kun je door de lijst met bijlagen bladeren en tegelijkertijd de bijlage bekijken. Gegevens kunnen per regel worden toegevoegd.

De inbox toont de geüploade bijlagen die nog niet gepost zijn. De bijlagen kunnen in een concept zijn bijgevoegd, maar nog niet zijn gepost. Zie het veld "Overgezet naar concept". Als de bijlage naar het concept is verplaatst, is dit veld aangevinkt.

Gegevens registreren in Inbox

Wanneer je elektronische vouchers e-mailt naar je accounts, kun je waarden over de voucher "Factuur", "Datum", "Bedrag", "Verkoper", "Project", "Type" en "Werkgebied" toevoegen in de e-mailtekst. wordt geschreven als bijv. "Factuur <factuurnummer>", "Bedrag <bedrag>", vervolgens worden de velden gevuld met de ingevoerde waarden. Lees hier meer

Beschrijving van velden

Veld	Beschrijving veld
Uniek ID	Een unieke identificatiecode voor het document. Wordt gebruikt om het document te identificeren in Uniconta.
Overgezet naar concept	Wanneer een bijlage wordt overgezet naar het concept, staat de bijlage nog steeds in de fysieke inbox, maar dit veld is aangevinkt.
Account verkoper	Elke crediteurenrekening die wordt geïmporteerd in het veld Tegenrekening in de conceptregel. Dit is slim, want je hebt meteen je crediteur in de boekhoudkundige conceptregel.
Onkostenrekening	In te vullen als de uitgave moet worden geboekt op een rekening in het rekeningstelsel
Art	Kan tegen project worden ingevuld. Als het type is ingesteld op "Onkostenrekening" in het rekeningstelsel, wordt het veld automatisch ingevuld.
Werkgebied	Kan tegen project worden ingevuld. Lees hier meer.
Factuurnummer	Het factuurnummer wordt doorgegeven aan het boekhoudjournaal en wordt gebruikt bij het boeken van betalingen (egalisatie), het boeken van lijsten, zoeken, enz.
Bijlage	Vul de"boekingsdatum en bon" in op de fysieke bon en sla op, de bon wordt automatisch gekoppeld aan de geboekte bon. Als je opslaat en op vernieuwen drukt, verdwijnt de bijlage in het overzicht. Zoekopdrachten worden 30 dagen vooruit en 60 dagen achteruit uitgevoerd vanaf de aanmaakdatum op de bon.
Geldbedrag	Debetbedragen worden zonder teken ingevoerd. Creditbedragen met een minteken.
Goedkeurder (Naam) of Goedkeurder (Login ID)	Als de bijlage moet worden goedgekeurd voordat deze als concept wordt geïmporteerd, voer dan de naam of aanmeldings-ID van de goedkeurder in.
Goedgekeurd	Geeft aan of een bijlage is goedgekeurd.
Boekingsdatum	Boekingsdatum die moet worden overgebracht naar het boekhoudjournaal.
Datum document	Datum op het document, d.w.z. de factuurdatum. Deze datum wordt vaak alleen ingevuld als de factuur op een andere datum moet worden geboekt dan de factuurdatum, bijvoorbeeld als de factuurdatum 15 juli 2024 is, maar de factuur op 1/8 2024 moet worden geboekt, omdat de rekeningen van juli misschien zijn afgesloten.Het is de documentdatum die de basis vormt voor het berekenen van de vervaldatum/betalingsdatum. Als de documentdatum = 15 juli 2024 en de betalingstermijn op de verkoper Net8dg. is, dan zal de vervaldatum worden berekend als 23 juli 24, zelfs als de post is geboekt met 1/8 24 als datum.
Betaalrekening	Om een bijlage direct op een betaalrekening te boeken, selecteer je hier het rekeningnummer. Opmerking: Er worden twee regels aangemaakt in het boekhoudjournaal, één voor de boeking en één voor de betaling.
Inkoopordernummer	Als je een bon als fysieke bon bij de invoer van een inkooporder wilt hebben, moet je een inkoopnummer invoeren in het veld Inkoopnummer. Als je het niet kunt zien, breng dan het veld Inkoopnummer in je scherm met de knop Lay-out op het lint. Opmerking! Als je in dit veld een inkoopordernummer invoert/selecteert, worden de waarden uit de velden Documentdatum en Factuur automatisch gekopieerd naar de velden Factuurdatum en Factuurnummer op de inkooporder als deze nog niet zijn ingevuld op de inkooporder. Lees meer in het gedeelte Fysieke bijlage aan inkooporder toevoegen verderop in dit artikel.
Afzender	Afzender wordt ingevuld met informatie over het e-mailadres of de medewerker die de bijlage heeft ingediend. Let op! Als je geen afzender in het veld ziet, kan het zijn dat het document is ingediend via de Upload app, maar dat het veld Medewerker niet was ingevuld in de Upload app toen het document werd ingediend.
Referentie	Ingevuld bij het loskoppelen van regels via Uniconta scan & herken of Paperflow. Wanneer een bijlage wordt losgekoppeld, krijgt het veld een waarde toegewezen.
Betaalmogelijkheden	Versie-94: Wordt gebruikt om de betalingsvoorwaarde voor de bon op te geven. Als in het veld een betalingstermijn is geselecteerd, wordt deze gebruikt bij het overboeken naar de bon. Als er geen betalingstermijn is opgegeven, wordt de betalingstermijn gebruikt die voor de verkoper is geselecteerd.
Vervaldatum	Versie-94: Wordt gebruikt om een vervaldatum in te stellen op de bon.

Beschrijving van knoppen

Kopie

Het is mogelijk om een fysieke bon te kopiëren en dit kan handig zijn als je meerdere goedkeurders moet specificeren voor dezelfde bon. Het kan bijvoorbeeld een PBS-voucher zijn. Bij het kopiëren worden de volgende velden opnieuw ingesteld: goedgekeurd, goedkeurder, factuur, inkoopnummer, project, leveranciersrekening, bedrag, Paperflow en overgezet naar concept.

Verwijder

Je kunt bijlagen in de inbox verwijderen als bijvoorbeeld een bijlage per ongeluk naar de inbox is gestuurd.

Houd er echter rekening mee dat als een bijlage is verplaatst van de inbox naar een boekhoudkundig concept zonder dat het concept is geboekt, je de bijlage niet kunt verwijderen. Verwijder eerst de regel in het concept of verwijder de koppeling naar de fysieke bijlage op de regel in het concept en daarna kun je de bijlage in de inbox verwijderen. Houd er ook rekening mee dat bijlagen in de inbox automatisch uit de inbox worden verwijderd wanneer bijvoorbeeld de boeking in het boekhoudkundig concept wordt geboekt. Dit betekent dat zodra de bijlage is gekoppeld aan een geboekte bijlage, ze niet meer in de inbox verschijnen. Met andere woorden, het is niet de bedoeling dat je de bijlagen in de inbox handmatig verwijdert, tenzij ze nooit in de inbox geladen hadden mogen worden.

Verwijderen uit inbox

De fysieke bijlagen zijn gelabeld met of ze in de inbox moeten verschijnen of niet. Als we een kassalade met fysieke bijlagen posten, verwijderen we deze markering dat het document in de inbox moet worden weergegeven.

"Verwijderen uit inbox": hiermee kun je de bijlage zelf verwijderen uit de inbox-weergave. Hierna wordt de bijlage alleen nog opgeslagen in het archief Financiën/Rapporten/fysieke bijlagen.

Onder Financiën/Rapporten/Fysieke bijlagen is het ook mogelijk om een bijlage weer te geven in de inbox door de knop "Toon in inbox" te gebruiken. Lees hier meer.

Mappen in de inbox

Het Postvak In bevat mappen waarin je de fysieke bijlagen kunt plaatsen voordat ze worden gepost en uit het Postvak In verdwijnen. Als je Fysieke bijlagen (Postvak In) opent, worden alle bijlagen weergegeven in de map 'Alle'. Dat wil zeggen, alle bijlagen die in mappen zitten: Postvak In, ter goedkeuring, goedgekeurd, afgekeurd, wachtend, enz.

Aangepaste mappen (in deze schermafbeelding weergegeven als Gebruikersmap 1-5) kunnen worden aangemaakt door op het mappictogram in het overzicht 'Mappen' te klikken. LET OP! Een map kan niet opnieuw worden verwijderd als er bijlagen in staan.

Je kunt het volgende doen:

Sleep een bijlage vanuit het overzicht naar een map naar keuze, of
Selecteer het veld 'Map' (lees hier meer over Lay-outs ) en selecteer de map in het vervolgkeuzemenu. Zie de schermafbeelding hieronder:

De namen van deze mappen kunnen niet worden gewijzigd.

Je kunt de knop 'Mappen weergeven' en 'Mappen verbergen' op het lint gebruiken om deze mappen in en uit te schakelen.

Fysieke ontvangsten overboeken naar het boekhoudjournaal

Je kunt fysieke bijlagen rechtstreeks vanuit de inbox overbrengen naar een boekhoudkundig concept. Voor elke fysieke bijlage wordt een nieuwe conceptregel gemaakt. Klik op de knop Naar concept overbrengenin de ribbon.

Voordat de overdracht wordt uitgevoerd, controleert het systeem of er al facturen bestaan en als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt de overdracht geannuleerd zodat eventuele duplicaten kunnen worden verwijderd. Deze controle wordt geregeld door de parameter "controleer of factuurnummer wordt gebruikt" op het concept waarnaar wordt overgeboekt.

Vervolgens moet je opgeven:

Concept	De boekhoudkundige klad waar de fysieke bon in wordt geplaatst.
Datum en tijd	Datum op regels in het journaal. Als er niets wordt opgegeven, wordt de postdatum van de fysieke bon of de datum op de fysieke bon gebruikt.
Geldbedrag	Debet of Credit. Als Debet is geselecteerd, wordt het bedrag overgeboekt van de fysieke inbox naar de kolom Debet in het boekhoudjournaal en wordt de onkostenrekening overgeboekt als rekening en de leveranciers- of betaalrekening als tegenrekening. Als Credit is geselecteerd, wordt het bedrag overgeboekt van de fysieke inbox naar de creditkolom in het boekhoudjournaal, en wordt de onkostenrekening overgeboekt als tegenrekening en de leveranciers- of betaalrekening als rekening.
Overdracht	Alle, Huidige e-mail of Alleen goedgekeurd. Als het veld Goedgekeurd niet wordt weergegeven in de inbox Fysieke bijlagen, kan het worden ingevoegd via schermontwerp.
Bijlage nummer toewijzen	Als het ontwerp waarnaar bijlagen worden verplaatst niet is ingesteld op het automatisch toewijzen van bijlage-nummers, kun je hier een vinkje zetten en een bijlage-nummer laten toevoegen.

Ga naar het concept en druk op posten. De items worden nu gepost en de bijlagen zouden nu moeten verschijnen bij de geposte items.

OPMERKING: Druk op 'Bijwerken' als je hebt gepost en de tickets nog steeds in de inbox staan. Ze zullen dan verdwijnen.

Direct boeken

Je kunt vouchers direct buiten een boekingjournaal plaatsen. Klik op de knop Direct posten in het lint.

Selecteer welke boekhoudkundige klad om te gebruiken. Invoerregels die al in het concept staan, worden niet beïnvloed. In Finance/Reports/Accounting drafts wordt het geselecteerde concept weergegeven.

Overdracht naar inkoop

Als de bon een OIO-bestand is, kan de bon direct worden overgedragen aan inkoop. Lees hier meer

Versie-94 Alle vouchers kunnen aankopen aanmaken/bijwerken. Er moet minimaal een crediteurenaccount worden ingevuld om aankopen te kunnen aanmaken. De velden die op de aankoop worden bijgewerkt zijn: Factuurnummer, Factuurdatum, Vervaldatum, Factuurbedrag, Valuta, Project, Betalingsmethode, Betalings-ID, Onkostenrekening, Dim1, Dim2, Dim3, Dim4 en Dim5.

Als er al een aankoop bestaat die hoort bij de inkoopfactuur die in de inbox is ontvangen, voeg dan het veld Inkoopnummer in en selecteer/invoer dit inkoopnummer in dit veld. Als de aankoop wordt geboekt, wordt de bon uit de inbox met dit inkoopnummer automatisch gekoppeld aan de financiële administratie en verdwijnt deze uit de inbox.

Als je meerdere inkoopfacturen in de Inbox hebt die bij dezelfde inkooporder horen, kun je in de prompt die verschijnt bij het boeken van de inkoopfactuur in het vervolgkeuzemenu rechts van het veld Fysieke bonnen kiezen tussen deze fysieke bonnen. Als je de knop met de pijl rechts van het veld Fysieke bonnen selecteert, kun je de fysieke bonnen uit de Inbox selecteren waarop je dezelfde leverancier hebt geselecteerd als op de inkooporder en die ook hetzelfde inkoopordernummer in de Inbox hebben als op de inkooporder of waarvan het veld Inkoopnummer in de Inbox leeg is.

Als je geen fysieke kassabon selecteert, selecteert het systeem automatisch de eerste fysieke kassabon in de Inbox die hetzelfde aankoopnummer heeft als de aankoop die je boekt.

Controleer of de bijlage al bestaat

Controleer of de bon al eerder is geboekt of meerdere keren bestaat in Fysieke bon (Postvak In). De functie controleert of dezelfde bon al bestaat voor dezelfde leverancier. Er wordt een nieuw tabblad geopend als er een match wordt gevonden met identieke bon(nen).

Envelop maken

Bijlagen kunnen worden samengevoegd in een envelop met de knop Envelop maken.

Selecteer de knop Envelop maken
Selecteer de bestanden die u aan de envelop wilt toevoegen
Klik op 'Volgende' en geef de envelop een naam in de linkerbenedenhoek
Klik op 'Voltooien
De envelop is nu een nieuwe regel in de bijlagenlijst en kan worden geselecteerd en bijgevoegd aan bijvoorbeeld een boekingsregel in een concept. Lees hier meer.

Grootte van de documenten

Bestanden van meer dan 1 mb worden automatisch gecomprimeerd. Als je Uniconta Upload gebruikt, zorg er dan voor dat je alleen het belangrijke toevoegt. Snijd de afbeelding bij en zorg voor voldoende licht zodat het witte papier niet grijs wordt.

Lees hier meer over hoe groot de documenten die je uploadt mogen zijn: https://www.uniconta.com/da/unipedia/vedhaeftede-filer/#5

Als de afbeelding via e-mail wordt verzonden vanaf een mobiele telefoon, verklein de afbeelding dan niet.

Behoud altijd het originele formaat, want verkleinen/comprimeren gaat ten koste van de kwaliteit.

Pdf-tools

PDF splitsen in meerdere PDF's (PDF splitsen)

Het is mogelijk om een PDF te splitsen in de fysieke inbox. Als je bijvoorbeeld een bijlage hebt met 30 pagina's die moet worden opgesplitst in 30 verschillende bijlagen (30 nieuwe bijlagen maken in de fysieke inbox), kan dit op twee verschillende manieren. Beide worden hieronder beschreven:

In het menu kun je PDF-gereedschap/Split PDF in meerdere PDF's selecteren .
In het menu kunt u Toevoegen selecteren

Voorbeeld met PDF splitsen in meerdere PDF's:

Voorbeeld van splitsen met de knop PDF splitsen in meerdere PDF's:

Ga naar Financiën/Fysieke documenten (inbox)
De gewenste PDF overbrengen naar Fysieke bijlage (Postvak In)
Als u bijlagen hebt gewijzigd, moet u op Opslaan klikken voordat u de PDF splitst.
Selecteer de bijlage die u wilt splitsen.
Klik op PDF-tool/Split PDF in meerdere PDF's. U ziet nu een overzicht van het document, met de vele pagina's
Er zijn verschillende manieren om een PDF te splitsen
- Als u alle pagina's wilt splitsen, klikt u op de knop onderaan, Splitsen (één PDF per pagina), waarna alle pagina's worden gesplitst.
- Als je de PDF in twee PDF's wilt splitsen en 10 pagina's wilt hebben, klik je op de pagina die de eerste pagina in de tweede PDF wordt. Selecteer bijvoorbeeld pagina 6 van het document van 10 pagina's en het wordt opgesplitst in 1-5 en 6-10.
- Het is ook mogelijk om 1,2,3,4,5-10 te typen in het tekstvak boven de documenten en dit zal de documenten opsplitsen in 5 documenten, pagina 1 en pagina 2 en pagina 3 en pagina 4 en pagina 5-10.

Klik op Splitsen (één PDF per pagina) of Splitsen
Je krijgt de vraag "Moet het record worden verwijderd?".

Als u Ja selecteert, wordt het originele PDF-document verwijderd terwijl de nieuwe documenten worden aangemaakt.
Als u Nee selecteert, blijft het originele PDF-document in de inbox staan op het moment dat de nieuwe documenten worden aangemaakt, zodat er gesplitste PDF's en het originele document overblijven. Dit kan relevant zijn als u de originele bijlage voor iets anders wilt gebruiken of pas later wilt verwijderen.

Voorbeeld van splitsen met de knop 'Toevoegen':

- Ga naar Financiën/Fysieke documenten (inbox)
- Klik op Toevoegen
- Tik op PDF splitsen in meerdere PDF's
- Tik op Bladeren
- Selecteer het bestand
- Vul andere informatie in op het formulier
- Klik op Opslaan
- De bijlage wordt nu automatisch gesplitst zodat elke pagina van de PDF een regel is geworden in de inbox.

Twee PDF's samenvoegen

In fysieke bijlagen kunt u nu twee PDF-bijlagen samenvoegen. Dit doe je door de ene PDF in de andere in te voegen. Aangezien je maar één bestand kunt toevoegen aan een bijlage bij een posting, kun je deze functie gebruiken om PDF's samen te voegen tot één bestand zodat meerdere PDF's kunnen worden toegevoegd. Lees hier meer in onze 'Vragen en antwoorden'.

Selecteer onder Fysieke bijlagen (Postvak IN) de PDF-bijlagen die u wilt samenvoegen. Houd hiervoor [Ctrl] ingedrukt en selecteer de PDF-bijlagen met de muis.

Klik vervolgens op de knop PDF-tool/Twee PDF's samenvoegen.

Er wordt een nieuw venster geopend met de twee geselecteerde PDF's. Kies tussen Links samenvoegen en Rechts samenvoegen.

Links samenvoegen betekent dat dit het eerste document wordt in de samenvoeging, en de rechterkant wordt toegevoegd aan het einde van het linker document.

Als je Rechts samenvoegen selecteert, betekent dit dat het rechterdocument het eerste document wordt in een samenvoeging en dat het linkerdocument wordt toegevoegd aan het einde van het rechterdocument.

Hier klik je op "Lid worden" in de rechterbenedenhoek.

Bijlagen kopiëren/verplaatsen onder Fysieke bijlagen (Postvak IN)

Bijlagen in Fysieke bijlage (Postvak In) kunnen worden gekopieerd of verplaatst naar Debiteur, Verkoper, Verkooporder, Inkooporder en Offerte. En de fysieke bijlage wordt nu ingevoegd als bijlage op de geselecteerde locatie.

Selecteer/benoem de bijlage die moet worden gekopieerd of verplaatst. Er kan slechts 1 bijlage worden aangewezen.

Selecteer Bijlagen in het menu Bijlagen kopiëren/verplaatsen.

LET OP! Een document dat wordt gekopieerd/verplaatst naar een inkooporder verschijnt niet in de boekingen. Zie de volgende beschrijving in dit artikel onder 'Inkoopnummer'.

Selecteer nu of u wilt kopiëren of verplaatsen.

Met Kopiëren blijft de bijlage in de inbox en kan deze worden gekopieerd/verplaatst naar andere mappen.

Verplaatsen verwijdert de bijlage uit de inbox.

Selecteer nu het type: Debiteur, Crediteur, Verkooporder, Inkooporder of Offerte.

Afhankelijk van het geselecteerde type kun je nu in de geselecteerde map zoeken, bijvoorbeeld Debiteur.

Begin met het typen van de naam of de rekening van de debiteur en Uniconta begint nu met zoeken in het telefoonboek.

Selecteer de debiteur naar wie u het document wilt kopiëren.

De bijlage wordt nu gekopieerd/verplaatst naar de geselecteerde map.

In het voorbeeld hebben we gekopieerd naar de debiteur Storevangskolen en we kunnen nu de bijlage vinden via de functie Debiteur/Debiteur/Attachments - selecteer Document.

Overstappen naar een ander bedrijf

Bijlagen in Fysieke bijlagen (Postvak In) kunnen worden verplaatst naar een ander bedrijf.

Selecteer/aanwijs de bijlage die moet worden verplaatst. Er kan slechts 1 bijlage worden aangewezen.

Selecteer in de lijst het bedrijf waarnaar je het document wilt verplaatsen.

Fysieke bijlagen toevoegen bij het importeren van een bestand naar het boekhoudjournaal

Elke fysieke bijlage heeft een uniek ID-veld. Dit is zichtbaar in de inbox en in het overzicht van fysieke bijlagen:

Als je Laad bankafschrift gebruikt voor het boekhoudjournaal, kun je een kolom aanmaken en invullen in het importbestand met de unieke ID van de corresponderende fysieke bon voordat je importeert.

Na het importeren van het importbestand heeft het boekhoudjournaal automatisch de corresponderende fysieke bon gevonden op basis van de unieke ID en deze gekoppeld aan de regels in het boekhoudjournaal. Als u de ID van de fysieke bon die aan de regels moet worden gekoppeld al weet, is het het gemakkelijkst om deze te matchen en in te vullen in het importbestand voordat u importeert in plaats van de bon regel voor regel te identificeren in de boekhoudkundige lade achteraf.

Snelle, gemakkelijke en slimme methode. Vergeet niet het bestandsformaat te corrigeren om aan te geven in welke kolom de unieke ID is ingesteld. Je hoeft de ID alleen in te voeren op de regels waar je de ID kent. De rest kun je achteraf toevoegen.

Fysieke bijlage toevoegen aan regel in boekhoudjournaal

In het boekhoudjournaal kun je tijdens het invoeren een regel uit de Inbox aanwijzen, die dan aan de regel in het boekhoudjournaal wordt gekoppeld.

Open het boekhoudjournaal en maak een nieuwe regel aan.
Klik op het pictogram Fysieke bijlage in het lint in het concept
Selecteer Bijvoegen als je een bijlage uit Inbox wilt bijvoegen. De Inbox wordt geopend:
Links zie je de bijlagen in de inbox, rechts een voorbeeld van de bijlage. In het overzicht zie je in de kolom Bijgevoegd welke fysieke bijlagen al zijn bijgevoegd maar nog niet zijn gepost.
Selecteer de bijlage of map met meerdere bijlagen die je wilt bijvoegen en klik op de knop Bijvoegen. De bijlage(n) wordt (worden) nu aan de huidige regel gekoppeld en er wordt automatisch een vinkje geplaatst in het veld Fysieke bijlage op de regel. Als er niets is ingevuld op de regel in het boekhoudjournaal, worden alle gegevens van de bijlage overgebracht naar de inbox. Als er wel iets is ingevuld op de regel voor de bijlage, worden de gegevens van de regel niet overschreven.

Fysieke bijlagen toevoegen aan meerdere regels in het boekhoudjournaal

Als je bijvoorbeeld bankafschriften importeert in het boekhoudjournaal of handmatig kladregels invoert en fysieke ontvangsten elektronisch uploadt, zijn er een aantal kladregels en een aantal fysieke ontvangsten die je achteraf moet matchen.

Hier is een speciaal scherm voor, waarin je bovenaan de fysieke bonnetjes hebt staan (die je hebt geïmporteerd, gemaild of opgeslagen) en onderaan de conceptregels die je hebt geïmporteerd van een bank of handmatig hebt ingevoerd. Nu is het heel eenvoudig om de regels één voor één aan elkaar te koppelen.

Selecteer Financiën/Boekhouding en de knop Fysieke documenten verbinden met conceptregels op het lint:
Bovenaan (Fysieke bijlage): Selecteer de fysieke bijlage. Vervolgens onderaan (Conceptregels): Selecteer de conceptregel waar de fysieke bijlage moet worden bevestigd. TIP! Selecteer de knop Bijlage weergeven op het lint en sleep de afbeelding met de fysieke bijlage naar een ander pc-scherm. Dan kun je van regel naar regel springen met de fysieke bijlagen in het bovenste deel van het bijlagen scherm, terwijl de afbeelding van je fysieke bijlagen verandert op je andere scherm, zonder dat je het scherm met de afbeelding van de fysieke bijlagen hoeft te openen/sluiten.
Klik op het pictogram Bijvoegen boven aan het lint. De fysieke bijlage en de conceptregel zijn nu gekoppeld.
Ga op dezelfde manier verder (selecteren+bijvoegen, selecteren+bijvoegen, enz.) met de rest van de bijlagen die moeten worden gekoppeld met conceptregels.

Fysieke bijlage aan inkooporder toevoegen

Als je je fysieke bon aan een inkooporder wilt koppelen, zodat de bon aan de boeking wordt gekoppeld wanneer je de inkoopfactuur boekt, moet je het veld Inkoopnummer invullen met het inkoopnummer en/of het veld Verkopersrekening met de leverancier op de regel in de fysieke inbox.

Wanneer je een inkoopfactuur post via Inkooporders, kun je in de factuur prompt kiezen welke bon uit de Inbox gekoppeld moet worden aan de financiële posten in verband met het posten van de inkoopfactuur. In het vervolgkeuzemenu in de prompt kun je kiezen tussen de fysieke bonnen waarbij het veld Vendor account is ingevuld met dezelfde leverancier die op de inkooporder is geselecteerd en waarbij het veld Purchase number in de Inbox leeg is of is ingevuld met het huidige inkoopordernummer.

Wanneer de inkoopfactuur wordt geboekt, wordt de geselecteerde bijlage uit de inbox toegevoegd aan de boeking en verwijderd uit het inboxoverzicht.

Voeg een fysieke bon toe aan het geboekte item

Als je een bon hebt gepost zonder de fysieke bon te hebben bijgevoegd of als je extra bonnen wilt toevoegen, kun je dit later doen:

Zoek het item waaraan je een fysieke bijlage wilt toevoegen, bijvoorbeeld onder Financiën/Rapporten/Postings
Selecteer de knop Invoer op voucher
Selecteer de knop Fysieke bevestiging (Merk op dat er twee knoppen Fysieke bevestiging zijn. Je moet de knop met de pijl selecteren als er submenu's zijn)
Een overzicht van fysieke bijlagen in de inbox wordt geopend
Selecteer de bijlage die je wilt bijvoegen bij het huidige item en selecteer de knop Bijvoegen
Vink indien nodig aan of het record gekoppeld moet worden aan alle records in de transactie.
Kies of je een bestaande bijlage wilt vervangen of een nieuwe bijlage wilt toevoegen.

LET OP! Het toevoegen van bijlagen aan geboekte items annuleert goedkeuringen van bestaande fysieke bijlagen.

Goedkeuring van fysieke bonnen

In fysieke bijlagen (inbox) kunt u instellen dat specifieke gebruikers die zijn geselecteerd als "Goedkeurder 1" of "Goedkeurder 2" bijlagen kunnen goedkeuren. Je kunt ook standaardwaarden gebruiken om goedkeuring te forceren voordat de bijlage naar het concept wordt overgebracht. Het is mogelijk om zowel een Goedkeurder 1 als een Goedkeurder 2 op te geven. Let op! Dit is geen hiërarchische goedkeuring, d.w.z. Goedkeurder 2 kan het document goedkeuren vóór Goedkeurder 1. Als een hiërarchisch goedkeuringsproces gewenst is, moet dit handmatig worden gedaan door alleen een Goedkeurder 1 op te geven en wanneer Goedkeurder 1 het document heeft goedgekeurd, moet u eerst een Goedkeurder 2 op het document opgeven.

Je kunt documenten goedkeuren van:

- Economie/Fysieke Bijlagen (inbox)
- Functie 'Machtigen' onder 'Mijn profiel' in de bovenste balk. Lees hier meer.
- Uit je e-mail. Lees hier meer.

Onder Bedrijf/Werknemers. Lees hier meer.

Een medewerker kan een bijlage instellen op "Goedgekeurd", "Afgewezen" of "In behandeling". Afhankelijk van wat je kiest, wordt de bijlage verplaatst naar de map met dezelfde naam in de inbox, zodat de boekhouder kan zien wat er is gebeurd.

Fysieke bijlagen hebben twee datum-/tijdvelden voor "Goedgekeurd op". Bij goedkeuring kan de goedkeurder tijdens het proces een opmerking toevoegen, die wordt opgeslagen in het veld "Opmerking". Je kunt geen notitie toevoegen als je het document voor de eerste keer verstuurt. Als je een notitie wilt toevoegen, moet je "E-mail naar goedkeurder verzenden" gebruiken, lees hieronder meer.

Fysieke gehechtheid herverdelen

Met de knop "E-mail opnieuw verzenden naar goedkeurder" kun je een goedkeuringsverzoek opnieuw verzenden. Hiermee kan de boekhouder een medewerker een duwtje geven voor goedkeuring en een extra bericht in de e-mail schrijven. Als je een bericht schrijft, krijgt de e-mail het label "hoge" prioriteit.

Als je klikt op "E-mail naar goedkeurder verzenden" kun je een notitie aan de goedkeurder toevoegen

De goedkeurder ontvangt een e-mail met hoge prioriteit met de ingevoerde notitie bovenaan de e-mail.

Wanneer de bijlage is goedgekeurd, kan de goedkeurder een notitie schrijven naar de boekhouder.

Deze notitie wordt opgeslagen in het notitieveld van de goedgekeurde bijlage.

Deze e-mail wordt verzonden naar de goedkeurder, ongeacht of "E-mail verzenden voor goedkeuring van bijlage" is aangevinkt bij de medewerker. Lees hier meer.

Let op! Om veiligheidsredenen kan een fysieke bijlage die net is goedgekeurd niet dezelfde dag worden verwijderd. Dit kan op zijn vroegst de volgende dag.

In afwachting van goedkeuring

Lees hier meer over goedkeuring in afwachting. Lees hier meer over het instellen van medewerkers voor [goedkeuring in afwachting] .

Inbox video's