En medarbejder og en bruger er to forskellige ting i Uniconta, og de forveksles ofte. En bruger er et login, der giver adgang til regnskabet. En medarbejder oprettes i medarbejderkartoteket, som bruges til fx projekt- og timeregistrering, salgs-/indkøbsordrer, bilagsgodkendelse og til Work App. Du opretter medarbejdere under Firma/Medarbejdere (eller Projekt/Vedligeholdelse/Medarbejdere).
Hvornår gælder dette?
Brug denne vejledning, når du skal oprette eller vedligeholde en medarbejder, når du får en fejl ved oprettelsen, eller når du kører med projektmodulet og skal have medarbejderen klar til timeregistrering. Skal du derimod give nogen adgang/login til Uniconta, er det en bruger og ikke en medarbejder — se vejledningen om oprettelse af brugere her: Opret bruger
Sådan opretter du en medarbejder
- Gå til Firma/Medarbejdere (medarbejdere kan også oprettes under Projekt/Vedligeholdelse/Medarbejdere).
- Vælg Tilføj for at oprette en ny medarbejder.
- Udfyld Nummer — det er som minimum påkrævet (fx initialer eller et nummer). Udfyld også Navn (anbefales).
- Skal medarbejderen kobles til et login, skal du først gemme medarbejderen (uden login-ID), derefter åbn medarbejderkortet og udfyld Login-ID. Udfyld ikke feltet Brugernavn — det udfyldes automatisk, når du gemmer medarbejderen.
- Kører regnskabet med godkendelsesmails til bilag, skal feltet E-mail også udfyldes. Tag samtidig stilling til felterne Godkender 1 og Godkender 2.
- Skal medarbejderen modtage e-mails med bilag til godkendelse, sæt flueben i Send e-mail til bilagsgodkendelse.
- Afslut med Gem.
Kører du med projektmodulet?
Skal medarbejderen bruges til projekt- og timeregistrering, skal du desuden udfylde datofelterne, så medarbejderen kan registrere tid:
- Udfyld Ansat-datoen (ansættelsesdato).
- Udfyld Klarmeldt- og Godkendt-dato, som styrer, hvornår medarbejderen kan registrere tid.
Vigtigt at vide
- Den hyppigste fejl ved oprettelse er, at både Login-ID og Brugernavn er udfyldt. Udfyld kun Login-ID — Brugernavn sættes automatisk når du afslutter opsætningen. Udfylder du brugernavn manuelt i oprettelsen, får du muligvis en SQL update fejl.
- En medarbejder giver ikke adgang til Uniconta. Adgang kræver en bruger, og for apps som Work app/timeregistrering skal en medarbejder desuden være koblet på brugeren.
- Login-ID er koblingen mellem medarbejder og brugerlogin — det er det, der får medarbejderen med på ordrer og timeregistrering.
Relateret dokumentation
Læs mere i Unipedia: Oprettelse og vedligeholdelse af medarbejdere.